От творческого хаоса к продуктивной системе

Бывает так, что мысли, идеи, предчувствия и догадки набегают все сразу, одна за одной. И кажется, что если остановить этот поток, а ведь мышление может быть очень быстрым, то могут пропасть важные мысли, быть упущены, вытеснены. Остановить поток можно, если начать анализировать каждую идею в отдельности или, например, переключиться на организацию процесса думания, вместо самого этого процесса. Естественным кажется желание в полной мере использовать способность придумывать новое, не прерывать мышление на "самом интересном месте".

Добиться этого можно разными способами. Мне приходит в голову такая простая техника в применении к планированию.

Берёте чистый лист и карандаш (ручку), и начинаете писать, что вам надо сделать - сегодня, или завтра, или чз неделю, или вообще в жизни (последнее - предпочтительнее).

Пишете, не останавливаясь, не задумываясь о деталях, не думая, как будете делать, и даже не думая, пишите вы ерунду или описание очень важного.

Ключевые моменты: пишете каждое новое дело с новой строки; пишете пока хватает фантазии, терпения, желания; пишете не думая, не анализируя, в полной тишине; используете только один лист (и помните об этом где-то в подсознании); пишите так, чтобы потом можно было понять написанное; пишете быстро.

Когда рука устанет, откладываете лист и перестаёте о нем думать. На пару часов можно отвлечься на насущные дела. Но потом обязательно возвращаетесь, и берёте новый лист.

Теперь переписываете на него все дела, который записали на первый лист, но уже в порядке значимости: самое главное - сначала. При этом не стоит особо задумываться, что же главнее,
достаточно ориентироваться на первое внутреннее ощущение. Описание дел можно переформулировать, но добавлять новые дела не стоит.

Затем, напротив каждого из 10 первых дел на втором листе - записываем его область (работа, личная жизнь, отдых, хобби..).  Какую именно классификацию вы используете не важно. Просто делайте.  И ориентируйтесь на внутренние ощущения.

Потом группируете уже все дела по этим областям (обычно, не стоит придумывать больше 7-8 областей), и выписываете дела каждой области на отдельный лист.

Вот теперь можно добавлять новые дела, которые пришли вам в голову в процессе выписывания, в каждую область. Обычно, самых важных дел в каждой области тоже
должно быть не больше 7-8 (выбираете те которые точно нужно сделать, и чем скорее, тем лучше).

Что у вас в итоге получилось:
- вы описали, что вам нужно сделать,
- вы написали, что для вас сейчас главное,
- 8 групп [умножить] на 8 дел в каждой - вы описали 64 дела
(а это большой "кусок пирога")
- у вас есть текст, которые можно анализировать, исправлять
- у вас есть понимание, что вам нужно и что вам нужно сделать

И самый главный элемент, вы повторяете эту процедуру на следующее утро. Обычно "контрольная" перепись всё расставляет по своим местам. Далее можно применять техники вроде Автофокуса для выбора того, чем заняться.

Как и в боевых искусствах, эффективная техника (планирования) состоит из отточенных до совершенства базовых, и как правило простых элементов.

Автофокус, переизобретённый

Когда некоторое время назад я начинал улучшать свою технику работы со списками, приняв их как один из базовых инструментов при работе с информацией, я обнаружил удобный приём. Он довольно прост по сути, но действенен. В основании его лежит естественное свойство списков давать хорошую возможность подвергать себя анализу, как осознанному, так и неосознанному.

Для иллюстрации приёма рассмотрим в качестве примера работу со списками дел. При ежедневном их использовании становится ясно, что одна из самых неудобных сопутствующих задач - это расстановка приоритетов. Без сомнения, важная задача. Но дело в том, что приоритеты постоянно плавают, пункты списка приходится пересортировывать, и, кажется, что это пустая, не приносящая надёжного результата работа. Завтра всё может поменяться, и надо опять переставлять пункты, чтобы увидеть общую картину и самое важное дело.

А почему бы, например, не положиться на внутренние ощущения при ежедневной оценке важности и первостепенности для задач? Вместо того, чтобы проделывать вдумчивый анализ и механическую фиксацию приоритетов, просто бегло пробежаться глазами по списку и выбрать ту задачу, которую хочется начать делать именно сейчас, ту, которую сейчас выполнить наиболее удобно. Оценку "как бы" выполняет ваше подсознание. Оно само определяет самую важную задачу на момент времени "сейчас". Практика показывает, что этому выбору можно доверять. В результате уменьшается стресс от прямого рассмотрения важности задач, уменьшается время на планирование и дела выполняются быстрее и с лучшим настроем.

Бороздя всемирную сеть, совершенно случайно я наткнулся на технику "Autofocus" от Марка Фостера. Я был удивлен, ведь этот уважаемый господин описал примерно похожий приём. При этом Марк немало рассказывал, как сильно ему помогла подобная механика работы с задачами и проектами. Перевод инструкции от Марка.

Когда я разрабатывал effytools.com, то неявно заложил в него естественную возможность работать по системе "Автофокус" и пользуюсь ей постоянно, потому что тратить время на раздумья лучше при непосредственной работе над задачей, чем решая сложную, но малоэффективную для персонального планирования задачу расстановки приоритетов.

Персональный мозговой штурм

Список дел, список контактов, список ссылок. Перечисление - это одна из самых естественых для человека операций. На первый взгляд вести список просто, берёшь и, хорошо подумав, заносишь туда элементы, думаешь с помощью списка. Но список не составляется, чтобы существовать в вакууме, он нужен для чего-то. Не мешает ли такая простая модель работы над списком как "хорошенько подумать" применению этого списка? Не становится ли составление списка задачей для самой себя?

Безусловно, иногда составление списка ценно само по себе. Например, для коллекционеров приятно видеть реестр собираемых предметов.

Много чаще же в моей практике список составляется для того, чтобы улучшить или организовать что-то дальше, в будущем. Например, планирование, проектирование, конспектирование и другие. По мере накопления практики использования списков для этих целей, я пришёл к следующей модели работы с ними (конечно, одной из некоторых).

1 фаза — набрасывание пунктов .
Они заносятся без анализа, просто как поток мыслей-тезисов, например, о своих желаниях, целях, видении. Всё, что есть в голове или приходит туда по мере вытаскивания уже присутствующего. Это может продолжаться минут 40 (хотя в общем случае ограничений нет), потому как мыслительному процессу ничего не мешает, мысль рождает мысль. Мысль свободна от рефлексии и может двигаться вперёд. Особенно хорошо мечтается в таком режиме, главное, не забывать писать в фоне.

2 фаза — анализ, структурирование.
Далее необходимо обозреть всё, что написано, и выделить 3-5 главных или обобщенных целей или направлений. Они выносятся в отдельный список, как «общая картина». Затем, я создаю именованный список для каждого из направлений и переношу в них пункты из общего списка, созданного в течении первой фазы. Потом сортирую, дополняю. Внутри списков можно иметь явные приоритеты и очерёдность, нередко они становятся понятны сразу. Также могут быть созданы под-списки  - просто новые списки, на которые есть ссылка в списке «верхнего уровня».

Сортировка обычно проходит на одном дыхании за 10-15 минут. В результате такого процесса я получаю общую картину — главные цели, и детальные частные картины для каждой
цели или направления. Становится понятно, что делать дальше, какие 2-3 главных дела можно выбирать каждый день, и вообще, многое проясняется.

Давно используя списки как базовый инструмент планирования, я думаю, что методологический аспект работы с ними (слова, приёмы, структурность) очень важен. Ввиду сходства описанного выше подхода с так называемым «мозговым штурмом» я бы дал название ему — персональный мозговой штурм.

Мышление списками

Размышляя однажды на тему того, как обычно что-то планируется или описывается, пришёл в выводу, что так или иначе мы делаем две вещи: даём название всему этому (вероятно, название для проекта), и начинаем перечислять, что входит в это самое это (вероятно, задачи или действия). Причём вторая часть, что и понятно, наиболее содержательная и, если хотите, основная, не только потому, что в неё укладывается существо описываемого, а скорее потому, что она подвержена изменениям, доопределяется, достраивается позднее. Такой характер планирования или описывания я бы назвал "мышлением списками". У каждого списка есть название и есть изменяющиеся пункты.

Приходят на ум такие типичные для делового человека сценарии:

• вспоминаешь, что надо бы сделать дело "А", оно не очень важное, но хорошо бы о нём не забыть; вероятно, надо где-то сохранить информацию; так один раз, второй, третий; может список завести.
• есть задача, как только она осознанна, в голове возникают несколько вариантов решения, микро-дел, гипотез… вполне можно сделать «мозговой штурм для одного» и набросать всё это в список, как самый простой вариант.
• исследуешь какую-то новую для себя область, находишь ресурсы в сети, контакты, возникает потребность сделать классификацию; можно, например, в виде списков; название списка это контекст, содержание — пункты, адреса и прочее.

Все эти случаи объединяет то, что управление информацией может осуществляться через списки, при этом довольно естественно. Происходит как бы манипулирование списками и в голове и на бумаге, компьютере или другом носителе. Мышление списками.

Мне помогает „мыслить списками“ http://www.effytools.com/quicklists