Сценарии использования EffyTools. Часть 2.

Первая часть сценариев использования находится здесь.

Внезапные заметки
Наше сознание устроено так, что порой интересные идеи и решения приходят неожиданно и во время занятия совсем другим делом. В этот момент бывает полезно их записать. Если мысль требует больше двух предложений, то я в два клика (закладка в браузере, вызов диалога ввода кнопкой Insert) открываю холст сервиса Карман и набираю сформулированные мысли, если заметка короткая, то опять же в два клика открываю диалог ввода сервиса Списки и ввожу текст. Последний способ удобен также, если мысли сразу можно оформить пунктами, причём о последовательности и более детальной структуре можно будет подумать потом.

Перепланирование
Как известно, любой чёткий план существует для того, чтобы давать общее представление и напоминать о деталях, а не для последовательного выполнения. Так происходит потому, что обстоятельства чаще всего меняются и необходимо на ходу корректировать действия. С помощью сервиса Списки я справляюсь с этой ситуацией. Простой интерфейс позволяет мне в течении нескольких секунд перегруппировать, переместить, добавить, удалить, переосмыслить пункты, обозначить главное и поместить его в фокус внимания. В отличие от разных менеджеров задач и todo-листов весь процесс не занимает много времени и не отвлекает от работы с главным - с содержанием плана.

Хронометраж
Измерение времени выполнения задач является достаточно известным и действенным способом проанализировать собственную производительность, найти источники потери времени. Одноименный сервис обладает простым, неперегруженным интерфейсом, позволяет одновременно иметь несколько задач в стадии выполнения, а также предоставляет статистику на лету.

Хаос-Копилка
Динамичность современной жизни заставляет нас быстро работать с информацией. Иногда что-то необходимо просто записать, сделать пометку, чтобы не забыть в будущем просмотреть, обработать подробнее. Хорошо иметь некоторое единое место сохранения информации для дальнейшей работы. Разнообразные сервисы EffyTools помогают быстро заносить текстовую информацию, накапливать её для анализа позднее.

День-Неделя (среднесрочные задачи)
Календарь с нанесёнными на него пометками о событиях, их важности, последовательности и содержании помогает ориентироваться во времени. Лично мне удобно рассматривать две перспективы - трёх-месячную и день-неделя - для управления ближайшими делами. Наглядное оформление календаря в сервисе События даёт представление о первой, два списка ниже - о второй. При этом ясны становятся текущие дела, а также прямо следующие за ними. Такой вид позволяет в один приём понять план дня и всегда иметь под рукой информацию о следующих действиях.

Хронос и Кайрос
Как известно, дела можно располагать во времени последовательно, либо привязывать их к некоторому контексту. Например, чтобы пойти в театр необходимо сначала выбрать театр, потом выбрать спектакль, затем купить билеты, после чего посетить представление (это Хронос, хронологическое планирование). С другой стороны, можно привязать действия к моменту, когда ты будешь неподалёку от театра и выполнить их все сразу (это Кайрос, контекстное планирование). В EffyTools для первого служит сервис Списки, для второго можно использовать теги и сервис Проектальня, вместе или раздельно. Поиск по тегам накануне похода в театр напомнит о привязанных заметках. Свободное расположение и перегруппировка текстовых фрагментов в выделенном сервисе даёт возможность оперировать контекстами и связями между элементами.

Сценарии использования EffyTools. Часть 1.

Дневниковая запись
Вести дневник могут, как ни странно, и взрослые люди. Записывать свои впечатления о событиях, важные факты, вехи на своем пути - это помогает не только точнее фиксировать информацию в памяти, но и подвергать её анализу по прошествии некоторого времени, делать обзор результатов и выводы для дальнейших действий. Для ведения дневника можно использовать сервис Карман.

Поток сознания
Бывает так, что в голове накапливается много информации, как внешней, так и своих собственных выводов. Они провоцирую на ещё большие размышления. Среди всего, что проносится в голове, могут быть ценные мысли, которые хорошо бы зафиксировать, чтобы не забыть или обдумать позже. Есть такая техника под названием Поток сознания, которая заключается в том, что берётся чистый лист бумаги и на него пишутся все приходящие в голову мысли, без анализа и без каких-либо ограничений. Из головы выгружается информация. Эту процедуру также можно выполнять с помощью сервиса Карман.

Контрольные списки
Для некоторых вещей, выполняемых время от времени, может быть известен чёткий алгоритм необходимых действий. Также есть другая форма запоминания всего, что должно быть сделано для достижения конкретного результата - чеклисты или контрольные списки. Какие собрать вещи в путешествие или на тренировку по футболу. Как должна выглядеть структура компании. Что включает в себя праздничный новогодний стол. Это были простые примеры, в которых полезен не алгоритм как таковой, а именно перечисление элементов, где важно не забыть о каждом. Организовать это помогает список с соответствующим названием. Составлять такие списки удобно с помощью одноименного сервиса Списки. Заносить элементы можно не отвлекаясь вначале на структуру, это делает процесс более простым и естественным.

Контекстное планирование
При составлении плана иногда все этапы и пункты не ясны сразу, некоторые приходят в голову позже или по ходу действия. Когда планов много, их удобно держать в форме списков - разные списки для разных контекстов. Например, область профессионального развития, здоровье, семья, летний отпуск. В рамках каждого из них есть свои задачи, пункты с описанием результатов, контрольные точки. Иногда какие-то их них приходят в момент, когда занимаешься совершенно другим делом. Тогда можно просто открыть соответствующий список и добавить элемент, а во время рассмотрения этого контекста вновь обдумать пришедшую идею. Сервис Списки подходит для этой процедуры.

Регулярные задачи
Некоторые дела необходимо совершать на регулярной основе. Уборка жилища, резервное копирование важных данных, празднование дней рождения близких и друзей, еженедельные рабочие совещания и другие. Такие дела обычно заносят в календарь, с которым сверяются каждый день. Сервис События был придуман, чтобы помочь в этом. Обычный календарь и списки событий на текущий день и ближайшее будущее представляются самым простым способом решить задачу организации дел во времени.

Взгляд с высоты птичьего полета
Bird eye или взгляд сверху - это известная техника, когда просматриваются разные дела и события во времени, за разные промежутки, прослеживаются их цепочки. Общий вид календаря в сервисе События как раз даёт такую возможность. Этап анализа загруженности задачами в разные недели или месяцы, информация, когда ты занимался определённой областью, дают общее представление, которое помогает при стратегическом планировании дальнейших целей и действий.   

Продолжение тут.

К вопросу о рационалах и иррационалах.

Встречая в интернете статьи о делении людей на рационалов и иррационалов, я каждый раз удивляюсь категоричности суждения, что каждый человек принадлежит только к одному из типов. Утверждается, что рационалы — это люди, которые любят всё систематизировать, продумывать до мелких деталей, взвешивать, организовывать, а иррационалы, напротив, характеризуются, как импульсивные, непостоянные, часто импровизирующие, перескакивающие с одного на другое. Также говорится, что для этих двух типов людей требуются разные инструменты по управлению делами и временем.

По моим наблюдениям каждый человек скорее сочетает в себе оба типа. А вот соотношение их может быть различным. Кто-то, действительно, чаще поступает как иррационал. Но вообще, в жизни всё же побеждает баланс между этими полюсами. Я склоняюсь к тому, что то занятие, которым мы сейчас занимаемся, а также наше окружение при этом — в большой степени влияют на то, качества какого типа мы проявляем. Все качества есть, заложены заранее, но проявляются те, которые по какой-либо причине больше подходят в каждый момент времени.

Например, в работе программистом просто необходимо быть рационалом — мыслить логически, системно, разбивать на составляющие, аккуратно и сосредоточено трудиться. Однако, иногда требуется уметь быть иррационалом — просто переставать копать одну яму и переключаться на другую, или пробовать посмотреть на картину в целом, ловя впечатления и интуитивные мысли, или пытаться придумать неочевидную шутку. Программисты очень ценят неочевидные шутки.

Второй пример. Когда не удаётся достичь определённую цель, иррационалы, как правило, переключаются на другую. Рационалы же меняют не цель, а способ её достижения, оставаясь верны выбору. Но упорство может как принести успех, так и увести от него. Иногда цель неверно сформулирована из-за недостатка информации, и нужно уметь переключиться, то есть рационалу на время надо стать иррационалом.

Третий пример. Все, как правило, соглашаются, что иррационалам не помешает иметь чуть-чуть организованности. Если делать несколько дел, то делать их в одном направлении, в смежных или родственных областях, используя прежние собственные наработки.

Пожалуй, нет только рационалов и только иррационалов, есть целостные люди, которые используют по-разному свои способности.

А как же быть тогда с инструментами и системами по управлению делами и временем? Говорят, что GTD хорошо работает для рационалов, а для иррационалов — нет. Принуждающий себя работать по расписанию иррационал просто перегорает. Думаю, что любой человек перегорает, если долгое время работает как машина, выполняя механические действия по графику. Нужны... неожиданности. Капля иррациональности каждому рационалу. Немного системности каждому иррационалу. Подозреваю, что многие урезали GTD до работы со "входящими" и еженедельных обзоров, и придумали таким образом каждый свою маленькую GTD. И я — не исключение.

Я пришёл к понимаю, что мне необходимы инструменты, которые помогали бы обоим началам — рациональному и иррациональному. Во-первых, что-либо для ведения дневниковых записей, чтобы иногда позволять себе свободную запись потока сознания, всего, что просто приходит в голову. Во-вторых, что-то для ведения списков, причём любых — больших и маленьких, для конкретной задачи и для общего перечня задач; чтобы было гибким и легко настраиваемым. В-третьих, простой календарь, где есть возможность заносить события и просматривать общую картину.

И я написал effytools.com. В нём нет проектов, есть списки дел, заметки и теги. Нет дедлайнов, есть события. Приоритеты — они в голове и можно использовать систему "Автофокус". Можно не писать цели, а можно записывать их или описывать пути достижения целей, осуществляя спонтанное планирование.

Effytools.com позволяет свободно реорганизовывать информацию в угоду иррационалу внутри меня. Смотреть под разными углами. Двигаться в нескольких направлениях одновременно. Спонтанно переключаться на разные виды деятельности в течение дня. Ведь надо заниматься тем, что приносит удовольствие. Система есть, ограничений нет. Сервисы effytools.com позволяют мне гибко балансировать между привычками рационала и всплесками иррациональности. Работоспособность иррационалов обычно сильно зависит от настроения. Система "Автофокус" решает этот вопрос, предлагает работающий вариант — ведение и просмотр списков.

Часто вижу, как люди пробуют разные сервисы и программы, пытаясь найти те, с которыми им будет действительно удобно. Такие, чтобы в идеале только помогали, и при этом совсем не мешали, не забирали на себя время. Но преимущество программ — автоматизация — является также и их недостатком. Слишком сложные системы забирают все выигрыши, превращаются из обслуживающих инструментов в самостоятельные задачи. Хотя у кого-то такой подход и работает, я не смог прожить на нём дольше, чем месяц. Только простые инструменты, только базовые, фундаментальные формы организации информации — списки, календарь, фрагменты текста — дают баланс между системностью и свободой действовать.

Мышление списками

Размышляя однажды на тему того, как обычно что-то планируется или описывается, пришёл в выводу, что так или иначе мы делаем две вещи: даём название всему этому (вероятно, название для проекта), и начинаем перечислять, что входит в это самое это (вероятно, задачи или действия). Причём вторая часть, что и понятно, наиболее содержательная и, если хотите, основная, не только потому, что в неё укладывается существо описываемого, а скорее потому, что она подвержена изменениям, доопределяется, достраивается позднее. Такой характер планирования или описывания я бы назвал "мышлением списками". У каждого списка есть название и есть изменяющиеся пункты.

Приходят на ум такие типичные для делового человека сценарии:

• вспоминаешь, что надо бы сделать дело "А", оно не очень важное, но хорошо бы о нём не забыть; вероятно, надо где-то сохранить информацию; так один раз, второй, третий; может список завести.
• есть задача, как только она осознанна, в голове возникают несколько вариантов решения, микро-дел, гипотез… вполне можно сделать «мозговой штурм для одного» и набросать всё это в список, как самый простой вариант.
• исследуешь какую-то новую для себя область, находишь ресурсы в сети, контакты, возникает потребность сделать классификацию; можно, например, в виде списков; название списка это контекст, содержание — пункты, адреса и прочее.

Все эти случаи объединяет то, что управление информацией может осуществляться через списки, при этом довольно естественно. Происходит как бы манипулирование списками и в голове и на бумаге, компьютере или другом носителе. Мышление списками.

Мне помогает „мыслить списками“ http://www.effytools.com/quicklists