Сценарии использования EffyTools. Часть 2.

Первая часть сценариев использования находится здесь.

Внезапные заметки
Наше сознание устроено так, что порой интересные идеи и решения приходят неожиданно и во время занятия совсем другим делом. В этот момент бывает полезно их записать. Если мысль требует больше двух предложений, то я в два клика (закладка в браузере, вызов диалога ввода кнопкой Insert) открываю холст сервиса Карман и набираю сформулированные мысли, если заметка короткая, то опять же в два клика открываю диалог ввода сервиса Списки и ввожу текст. Последний способ удобен также, если мысли сразу можно оформить пунктами, причём о последовательности и более детальной структуре можно будет подумать потом.

Перепланирование
Как известно, любой чёткий план существует для того, чтобы давать общее представление и напоминать о деталях, а не для последовательного выполнения. Так происходит потому, что обстоятельства чаще всего меняются и необходимо на ходу корректировать действия. С помощью сервиса Списки я справляюсь с этой ситуацией. Простой интерфейс позволяет мне в течении нескольких секунд перегруппировать, переместить, добавить, удалить, переосмыслить пункты, обозначить главное и поместить его в фокус внимания. В отличие от разных менеджеров задач и todo-листов весь процесс не занимает много времени и не отвлекает от работы с главным - с содержанием плана.

Хронометраж
Измерение времени выполнения задач является достаточно известным и действенным способом проанализировать собственную производительность, найти источники потери времени. Одноименный сервис обладает простым, неперегруженным интерфейсом, позволяет одновременно иметь несколько задач в стадии выполнения, а также предоставляет статистику на лету.

Хаос-Копилка
Динамичность современной жизни заставляет нас быстро работать с информацией. Иногда что-то необходимо просто записать, сделать пометку, чтобы не забыть в будущем просмотреть, обработать подробнее. Хорошо иметь некоторое единое место сохранения информации для дальнейшей работы. Разнообразные сервисы EffyTools помогают быстро заносить текстовую информацию, накапливать её для анализа позднее.

День-Неделя (среднесрочные задачи)
Календарь с нанесёнными на него пометками о событиях, их важности, последовательности и содержании помогает ориентироваться во времени. Лично мне удобно рассматривать две перспективы - трёх-месячную и день-неделя - для управления ближайшими делами. Наглядное оформление календаря в сервисе События даёт представление о первой, два списка ниже - о второй. При этом ясны становятся текущие дела, а также прямо следующие за ними. Такой вид позволяет в один приём понять план дня и всегда иметь под рукой информацию о следующих действиях.

Хронос и Кайрос
Как известно, дела можно располагать во времени последовательно, либо привязывать их к некоторому контексту. Например, чтобы пойти в театр необходимо сначала выбрать театр, потом выбрать спектакль, затем купить билеты, после чего посетить представление (это Хронос, хронологическое планирование). С другой стороны, можно привязать действия к моменту, когда ты будешь неподалёку от театра и выполнить их все сразу (это Кайрос, контекстное планирование). В EffyTools для первого служит сервис Списки, для второго можно использовать теги и сервис Проектальня, вместе или раздельно. Поиск по тегам накануне похода в театр напомнит о привязанных заметках. Свободное расположение и перегруппировка текстовых фрагментов в выделенном сервисе даёт возможность оперировать контекстами и связями между элементами.

Классификация инструментов

В процессе работы с разными программными инструментами по управлению деятельностью (такс трекерами, органайзерами, GTD-реализациями) я выделил для себя несколько классов таких продуктов. В целом, принадлежность к классу определяется функциями и возможностями, но есть главная отличительная черта - это то, на что сделан фокус. Обычно такие инструменты строятся вокруг решения некой одной задачи, и обвешиваются разнообразными удобствами вокруг неё. Например, таск трекеры имеют в своём сердце список задач, который можно фильтровать, смотреть на него под разными углами, обновлять и так далее.

Далее приведу определённые мной классы продуктов с комментариями.

To-do list
Сюда включаются простые сервисы, имеющие, как правило, только одну страницу, на которой располагается список задач с короткой формулировкой и возможностью отметить задачу как выполненную. Вообще такая возможность предоставляется в продуктах других классов, но тут она вынесена как главная и основная. Сервисы подобного рода хорошо подходят для краткосрочных и незначительных задач.
Примеры: Google Tasks, Quickrr Tasks To-Do.

Notebook
Продукты этого класса обладают более широким функционалом, чем у предыдущего. Их фокус направлен на хранение заметок (дневниковых, рабочих, исследовательских, развлекательных). Страниц может быть несколько, главным на них является текстовое содержание. Обычно также предоставляются возможности разнообразного поиска и разметки текста тегами, ссылками, связями.
Примеры: Cinta Notes, ShoveBox, Astrid.

Mind Map
Специализированный и легко определяемый класс. Сюда входят инструменты, позволяющие рисовать так называемые карты памяти - цветные графы регулярной структуры. Хорошо подходят для конспектирования книг и оформления карт знаний для быстрого ознакомления и ориентирования в определённой области.
Примеры: Compendium, FreeMind, Personal Brain.

Time Tracking
Такие продукты фокусируются на решении задачи учёта времени, затраченного на разнообразную деятельность, проведении хронометража, с целью выявления неэффективных участков и анализа деятельности вообще. Бывают с ручным режимом (когда человек сам обозначает временные границы дел) и с автоматическим (ведётся запись всех действий на компьютере).
Примеры: Yast, True Time Tracker.

Task Manager
Наверное, самый обширный и вместительный класс. Является органичным расширением простых списков задач. Центральным элементом является задача (её текстовое описание) со множеством атрибутов для построения различных проекций списка задач - на час/день/неделю/месяц, по теме/тегу/категории и другие. Иногда применяется специфичная форма организации задач в списки на основе некой последовательности обработки, например GTD, kanban. Продукты этого класса обычно применяются для персональной организации повседневной деятельности.
Примеры: Chandler, Remember The Milk, TODOist.

Project Management.
Инструментов этого класса также довольно много. Их главная задача - помочь организовать деятельность группы людей. Фокус, как правило, на коммуникационных функциях и списках задач. Можно сказать, что эти инструменты во многом повторяют сервисы предыдущего класса, и добавляют к ним специфичные для работы в команде возможности, но, я считаю, что именно функции по обеспечению коммуникации между членами рабочей группы являются центральными. В целом, многообразие инструментов этого класса вызвано проблемностью области и отсутствием серебряной пули, каждой команде свой инструмент.
Примеры: Asana, Trello, 42tasks.

CRM (Customer Relationship Management)
Продукты этого класса предназначены для организаций и служат для автоматизации управления взаимоотношениями с клиентами. Центральным элементом является информация о клиентах (людях и организациях): адреса, история взаимодействий, процессы и результаты. Присутствуют разнообразные возможности для проведения анализа информации.
Примеры: Relenta.

ERP (Enterprise Resource Planning)
Продукты этого класса также предназначены для организаций и служат для автоматизации всего на предприятиях: от производства, управления трудовыми ресурсами и финансового менеджмента, до анализа и непрерывной балансировки и оптимизации ресурсов. Наверное, самый масштабный инструмент по управлению деятельностью, может включать в себя сервисы всех предыдущих классов, интегрированные и работающие с единой информацией.
Примеры: Claris.

Organizer
Вновь, инструменты для личного использования. Также как и сервисы предыдущего класса является комбайном из нескольких других классов. Наиболее распространённая комбинация - task manager, time tracking, contacts management, notebook. Исторически появился прежде таск трекеров, был их прародителем и также имел предка в реальном мире - бумажные ежедневники.
Примеры: Moredays, Leader Task, CalenGoo.

PIM (Personal Information Manager)
Продукты этого класса являются неким развитием оных их предыдущего класса. Если органайзеры, как правило, не имею фокуса, все составляющие равноценны и просты, то персональные менеджеры информации выводят на первый план возможности по работе именно с информацией, безотносительно её принадлежности. Основные функции - это поиск по всем данным, добавление текстовых данных с последующим полуавтоматическим отнесением её к определённому роду. Также присутствуют планирование задач, привязка их к календарю, напоминания, адресно-телефонная книга, менеджер паролей. Думаю, будет правильным назвать девизом таких продуктов следующую фразу: любая личная и полезная информация может быть сюда положена, сохранена и найдена.
Примеры: Diigo, EffyTools.

Эту классификацию я применил в реестре сервисов. Надеюсь, она поможет в ориентировании и выборе подходящего инструмента.

Сценарии использования EffyTools. Часть 1.

Дневниковая запись
Вести дневник могут, как ни странно, и взрослые люди. Записывать свои впечатления о событиях, важные факты, вехи на своем пути - это помогает не только точнее фиксировать информацию в памяти, но и подвергать её анализу по прошествии некоторого времени, делать обзор результатов и выводы для дальнейших действий. Для ведения дневника можно использовать сервис Карман.

Поток сознания
Бывает так, что в голове накапливается много информации, как внешней, так и своих собственных выводов. Они провоцирую на ещё большие размышления. Среди всего, что проносится в голове, могут быть ценные мысли, которые хорошо бы зафиксировать, чтобы не забыть или обдумать позже. Есть такая техника под названием Поток сознания, которая заключается в том, что берётся чистый лист бумаги и на него пишутся все приходящие в голову мысли, без анализа и без каких-либо ограничений. Из головы выгружается информация. Эту процедуру также можно выполнять с помощью сервиса Карман.

Контрольные списки
Для некоторых вещей, выполняемых время от времени, может быть известен чёткий алгоритм необходимых действий. Также есть другая форма запоминания всего, что должно быть сделано для достижения конкретного результата - чеклисты или контрольные списки. Какие собрать вещи в путешествие или на тренировку по футболу. Как должна выглядеть структура компании. Что включает в себя праздничный новогодний стол. Это были простые примеры, в которых полезен не алгоритм как таковой, а именно перечисление элементов, где важно не забыть о каждом. Организовать это помогает список с соответствующим названием. Составлять такие списки удобно с помощью одноименного сервиса Списки. Заносить элементы можно не отвлекаясь вначале на структуру, это делает процесс более простым и естественным.

Контекстное планирование
При составлении плана иногда все этапы и пункты не ясны сразу, некоторые приходят в голову позже или по ходу действия. Когда планов много, их удобно держать в форме списков - разные списки для разных контекстов. Например, область профессионального развития, здоровье, семья, летний отпуск. В рамках каждого из них есть свои задачи, пункты с описанием результатов, контрольные точки. Иногда какие-то их них приходят в момент, когда занимаешься совершенно другим делом. Тогда можно просто открыть соответствующий список и добавить элемент, а во время рассмотрения этого контекста вновь обдумать пришедшую идею. Сервис Списки подходит для этой процедуры.

Регулярные задачи
Некоторые дела необходимо совершать на регулярной основе. Уборка жилища, резервное копирование важных данных, празднование дней рождения близких и друзей, еженедельные рабочие совещания и другие. Такие дела обычно заносят в календарь, с которым сверяются каждый день. Сервис События был придуман, чтобы помочь в этом. Обычный календарь и списки событий на текущий день и ближайшее будущее представляются самым простым способом решить задачу организации дел во времени.

Взгляд с высоты птичьего полета
Bird eye или взгляд сверху - это известная техника, когда просматриваются разные дела и события во времени, за разные промежутки, прослеживаются их цепочки. Общий вид календаря в сервисе События как раз даёт такую возможность. Этап анализа загруженности задачами в разные недели или месяцы, информация, когда ты занимался определённой областью, дают общее представление, которое помогает при стратегическом планировании дальнейших целей и действий.   

Продолжение тут.