От творческого хаоса к продуктивной системе

Бывает так, что мысли, идеи, предчувствия и догадки набегают все сразу, одна за одной. И кажется, что если остановить этот поток, а ведь мышление может быть очень быстрым, то могут пропасть важные мысли, быть упущены, вытеснены. Остановить поток можно, если начать анализировать каждую идею в отдельности или, например, переключиться на организацию процесса думания, вместо самого этого процесса. Естественным кажется желание в полной мере использовать способность придумывать новое, не прерывать мышление на "самом интересном месте".

Добиться этого можно разными способами. Мне приходит в голову такая простая техника в применении к планированию.

Берёте чистый лист и карандаш (ручку), и начинаете писать, что вам надо сделать - сегодня, или завтра, или чз неделю, или вообще в жизни (последнее - предпочтительнее).

Пишете, не останавливаясь, не задумываясь о деталях, не думая, как будете делать, и даже не думая, пишите вы ерунду или описание очень важного.

Ключевые моменты: пишете каждое новое дело с новой строки; пишете пока хватает фантазии, терпения, желания; пишете не думая, не анализируя, в полной тишине; используете только один лист (и помните об этом где-то в подсознании); пишите так, чтобы потом можно было понять написанное; пишете быстро.

Когда рука устанет, откладываете лист и перестаёте о нем думать. На пару часов можно отвлечься на насущные дела. Но потом обязательно возвращаетесь, и берёте новый лист.

Теперь переписываете на него все дела, который записали на первый лист, но уже в порядке значимости: самое главное - сначала. При этом не стоит особо задумываться, что же главнее,
достаточно ориентироваться на первое внутреннее ощущение. Описание дел можно переформулировать, но добавлять новые дела не стоит.

Затем, напротив каждого из 10 первых дел на втором листе - записываем его область (работа, личная жизнь, отдых, хобби..).  Какую именно классификацию вы используете не важно. Просто делайте.  И ориентируйтесь на внутренние ощущения.

Потом группируете уже все дела по этим областям (обычно, не стоит придумывать больше 7-8 областей), и выписываете дела каждой области на отдельный лист.

Вот теперь можно добавлять новые дела, которые пришли вам в голову в процессе выписывания, в каждую область. Обычно, самых важных дел в каждой области тоже
должно быть не больше 7-8 (выбираете те которые точно нужно сделать, и чем скорее, тем лучше).

Что у вас в итоге получилось:
- вы описали, что вам нужно сделать,
- вы написали, что для вас сейчас главное,
- 8 групп [умножить] на 8 дел в каждой - вы описали 64 дела
(а это большой "кусок пирога")
- у вас есть текст, которые можно анализировать, исправлять
- у вас есть понимание, что вам нужно и что вам нужно сделать

И самый главный элемент, вы повторяете эту процедуру на следующее утро. Обычно "контрольная" перепись всё расставляет по своим местам. Далее можно применять техники вроде Автофокуса для выбора того, чем заняться.

Как и в боевых искусствах, эффективная техника (планирования) состоит из отточенных до совершенства базовых, и как правило простых элементов.

Сценарии использования EffyTools. Часть 2.

Первая часть сценариев использования находится здесь.

Внезапные заметки
Наше сознание устроено так, что порой интересные идеи и решения приходят неожиданно и во время занятия совсем другим делом. В этот момент бывает полезно их записать. Если мысль требует больше двух предложений, то я в два клика (закладка в браузере, вызов диалога ввода кнопкой Insert) открываю холст сервиса Карман и набираю сформулированные мысли, если заметка короткая, то опять же в два клика открываю диалог ввода сервиса Списки и ввожу текст. Последний способ удобен также, если мысли сразу можно оформить пунктами, причём о последовательности и более детальной структуре можно будет подумать потом.

Перепланирование
Как известно, любой чёткий план существует для того, чтобы давать общее представление и напоминать о деталях, а не для последовательного выполнения. Так происходит потому, что обстоятельства чаще всего меняются и необходимо на ходу корректировать действия. С помощью сервиса Списки я справляюсь с этой ситуацией. Простой интерфейс позволяет мне в течении нескольких секунд перегруппировать, переместить, добавить, удалить, переосмыслить пункты, обозначить главное и поместить его в фокус внимания. В отличие от разных менеджеров задач и todo-листов весь процесс не занимает много времени и не отвлекает от работы с главным - с содержанием плана.

Хронометраж
Измерение времени выполнения задач является достаточно известным и действенным способом проанализировать собственную производительность, найти источники потери времени. Одноименный сервис обладает простым, неперегруженным интерфейсом, позволяет одновременно иметь несколько задач в стадии выполнения, а также предоставляет статистику на лету.

Хаос-Копилка
Динамичность современной жизни заставляет нас быстро работать с информацией. Иногда что-то необходимо просто записать, сделать пометку, чтобы не забыть в будущем просмотреть, обработать подробнее. Хорошо иметь некоторое единое место сохранения информации для дальнейшей работы. Разнообразные сервисы EffyTools помогают быстро заносить текстовую информацию, накапливать её для анализа позднее.

День-Неделя (среднесрочные задачи)
Календарь с нанесёнными на него пометками о событиях, их важности, последовательности и содержании помогает ориентироваться во времени. Лично мне удобно рассматривать две перспективы - трёх-месячную и день-неделя - для управления ближайшими делами. Наглядное оформление календаря в сервисе События даёт представление о первой, два списка ниже - о второй. При этом ясны становятся текущие дела, а также прямо следующие за ними. Такой вид позволяет в один приём понять план дня и всегда иметь под рукой информацию о следующих действиях.

Хронос и Кайрос
Как известно, дела можно располагать во времени последовательно, либо привязывать их к некоторому контексту. Например, чтобы пойти в театр необходимо сначала выбрать театр, потом выбрать спектакль, затем купить билеты, после чего посетить представление (это Хронос, хронологическое планирование). С другой стороны, можно привязать действия к моменту, когда ты будешь неподалёку от театра и выполнить их все сразу (это Кайрос, контекстное планирование). В EffyTools для первого служит сервис Списки, для второго можно использовать теги и сервис Проектальня, вместе или раздельно. Поиск по тегам накануне похода в театр напомнит о привязанных заметках. Свободное расположение и перегруппировка текстовых фрагментов в выделенном сервисе даёт возможность оперировать контекстами и связями между элементами.

Схема описания задач

Умение ставить задачи, в том числе и самому себе, чрезвычайно полезный навык, особенно, если по роду деятельности тебе необходимо фокусироваться на узкоспециальных вещах и уметь переключаться между ними. Давно выяснено, что этому помогает оформление задачи в текстовом виде, на бумаге или на компьютере. Так их проще анализировать, подвергать критике, перерабатывать, следить за выполнением. Также развились и успешно облегчают процесс разнообразные таск-трекеры. Это инструменты, которые автоматизируют занесение, учёт, ведение, общий анализ для больших и малых групп задач.

При оформлении задачи уже стало принятым указывать краткое описание (оно же название), детальное описание, дату, к которой необходимо завершить, приоритет, срочность, категории, область в пространстве всей деятельности (например, поддержание здорового образа жизни). В крупных компаниях, такая схема помогает менеджерам управлять деятельностью работников. Для персонального использования она может быть избыточна в силу того, что многие атрибуты подвержены частому изменению и тратить время на их обработку не эффективно. Личное планирование обязано быть и по сути является более гибким.

Но ведь без определённой структуры управлять своими собственными задачами становится сложно! Мета-информация и привязанные к процессу атрибуты помогают смотреть на объём работ под новыми углами, находить узкие места и работать над повышением эффективности и удовлетворённости. Если промышленные характеристики задачи не подходят для личного использования, то стоит обратить внимание на другие формы организации в целом, ведь именно от этого будут зависеть признаки, которыми мы будем наделять задачи.

Изучая разные методики управления деятельностью, я заметил, что наиболее простой и полезной является следующая схема. Для каждой задачи определяются четыре характеристики. Первая, цель, то есть конкретно ответ на вопрос: зачем тебе выполнять и вообще браться за эту задачу? Уже на этом этапе может стать понятно, что её следует выбросить из головы, или, если она займёт 3-5 минут, то может быть сделана сразу, ведь на описание задачи потратится больше времени, чем на её выполнение. Вторым необходимо составить описание задачи, в чём её суть (ответ на вопрос что?). Тут может быть как краткое описание - прочитать книгу некоего автора, так и полное, со всеми важными деталями.

В-третьих, обязательно записать, какой результат ты ожидаешь после выполнения. Здесь можно не скупиться на подробности, ведь они помогут определиться со средствами, подскажут пути решения сложностей. Четвёртое, указать первое действие, которое ты будешь делать, начиная выполнение задачи. Это поможет начать, создаст тонус, как утверждают практики. Каждый раз при пересмотре задачи, например, если какая-то важная часть окончена, на четвёртом месте должно ставиться следующее действие, которое ты будешь делать, чтобы оно было всегда ясным.

Суммируя и упрощая описание, схема выглядит как последовательность из 4-х шагов:
цель(зачем?) - описание(что?) - результат(итого?) - следующее действие(каким образом?)

Вышеперечисленные шаги можно выполнять как мысленно, так и заносить непосредственно в текстовое описание задачи. Это помогает правильно, с фокусом на результат, помня о минимальных усилиях, организовать мышление и последующую деятельность.

Вариант организации творческой деятельности

При персональном управлении деятельностью, планировании, оценке, выборе пути, своего ближайшего или среднесрочного будущего важны не только инструменты, которые автоматизируют скучные задачи вроде учёта, поиска, первичной систематизации. Гораздо более влияющими на результаты и средства их достижения представляются методики и приёмы обращения с информацией, некие особые способы мышления и его организации. К сожалению машины пока не могут принимать серьёзные и взвешенные решения так, как бы нам этого хотелось. С другой стороны они и не лишают нас этого столь интеллектуального и подобающего нам занятия.

Несмотря на разницу между привычками и мышлением у разных людей, за годы деятельности и обретения опыта у человечества сформировались, выкристаллизовались общие и работающие приёмы и шаблоны. Точнее говоря, группы приёмов, и я бы даже сказал, кластеры групп приёмов. Среди этих скоплений есть такие, которые тесно связаны с профессиональной деятельностью, есть такие, которые признаны рабочими для разных психологических типов людей. В общем, это некое пространство, откуда каждый может черпать знаний, пробовать и находить подходящие и удобные для себя.

Пишутся книги, проводятся семинары и тренинги по наиболее востребованным методологиям, техникам. Матрица Срочно-Важно, системы Getting Things Done, Do It Tomorrow, Auto Focus и многие другие. Особенно любопытные приёмы собрались под названием тайм-менеджмент. Появились сообщества лайф-хакеров, людей, которые ищут и собирают разные уловки и хитрости, могущие сделать деятельность эффективнее, а нас счастливее. Благородное дело, потому что усложнение цивилизации требует от нас усиленного внимания к самим себе и нашим действиям.

Интересуясь данной темой и проводя анализ своей деятельности, её эффективности и особенных черт, я вывел для себя несколько полезных общих схем и приёмов. В этой заметке я расскажу об одной их них. Эта схема описывает типы задач и вместе с ними структурное устройство рабочей деятельности, принимающее в учёт наличие как узкоспециальных дел, так и общих. Такой вид деятельности обычно характерен для людей творческих профессий. Сложность состоит в том, как осуществлять горизонтальное и вертикальное переключение между контекстами в задачах. Это переключение необходимо для плодотворной деятельности, но оно затратно, требует много умственной и психологической энергии. Одним из решений этой проблемы является схема, график переключений, расписание.

Выделяются следующие фазы при работе. Первая, глобальное планирование, когда определяются общие направления для деятельности, бессистемно набрасываются задачи, комментарии и соображения, проводится мозговой штурм. Вторая, систематизация и обдумывание каждой задачи в деталях, но с не особенно подробным их рассмотрением, если это возможно. Третья, погружение в реализацию для каждой задачи, уход с головой в детали, имея ввиду необходимость с минимальными затратами получить результаты. Четвёртая, после "глубоководного" режима, стоит "поднять голову". Этот этап называется Осмотр Окрестностей, и заключается в том, что проводится исследование и сбор новостей об актуальном состоянии дел во Вселенной; необходимо понять, что изменилось и появилось нового после последнего этапа глобального планирования. Пятая фаза, рефлексия по сделанному, подразумевает анализ результатов собственной деятельности в соотношении с актуальным положением дел.

Каждая фаза задействует разные способности и имеет свой уровень затрат энергии. Переключение между фазами, а также между задачами внутри фаз происходит через смену рода деятельности, короткие, но насыщенные перерывы, например, на занятие спортом. Важно, чтобы задачи, идеологически принадлежащие одной фазе, не возникали в другой; их имеет смысл откладывать до следующего цикла. После завершения всех фаз можно вновь перейти в первой фазе, начав таким образом новый цикл. Периодичность может варьироваться как индивидуально, так и под воздействием объёма работ, наличия душевных сил или желания.

К сожалению, гарантировать успешность деятельности при подобной схеме работы в общем случае не представляется возможным. Для кого-то она может оказаться полезной, а кто-то не сможет так работать вследствие какие-либо индивидуальных причин. Тем не менее, преимущества разделения и простого контроля над объёмом и содержанием каждой фазы придают деятельности фокус, необходимый для решения сложных задач, а также дают экономию личной энергии при переключениях.

Автофокус, переизобретённый

Когда некоторое время назад я начинал улучшать свою технику работы со списками, приняв их как один из базовых инструментов при работе с информацией, я обнаружил удобный приём. Он довольно прост по сути, но действенен. В основании его лежит естественное свойство списков давать хорошую возможность подвергать себя анализу, как осознанному, так и неосознанному.

Для иллюстрации приёма рассмотрим в качестве примера работу со списками дел. При ежедневном их использовании становится ясно, что одна из самых неудобных сопутствующих задач - это расстановка приоритетов. Без сомнения, важная задача. Но дело в том, что приоритеты постоянно плавают, пункты списка приходится пересортировывать, и, кажется, что это пустая, не приносящая надёжного результата работа. Завтра всё может поменяться, и надо опять переставлять пункты, чтобы увидеть общую картину и самое важное дело.

А почему бы, например, не положиться на внутренние ощущения при ежедневной оценке важности и первостепенности для задач? Вместо того, чтобы проделывать вдумчивый анализ и механическую фиксацию приоритетов, просто бегло пробежаться глазами по списку и выбрать ту задачу, которую хочется начать делать именно сейчас, ту, которую сейчас выполнить наиболее удобно. Оценку "как бы" выполняет ваше подсознание. Оно само определяет самую важную задачу на момент времени "сейчас". Практика показывает, что этому выбору можно доверять. В результате уменьшается стресс от прямого рассмотрения важности задач, уменьшается время на планирование и дела выполняются быстрее и с лучшим настроем.

Бороздя всемирную сеть, совершенно случайно я наткнулся на технику "Autofocus" от Марка Фостера. Я был удивлен, ведь этот уважаемый господин описал примерно похожий приём. При этом Марк немало рассказывал, как сильно ему помогла подобная механика работы с задачами и проектами. Перевод инструкции от Марка.

Когда я разрабатывал effytools.com, то неявно заложил в него естественную возможность работать по системе "Автофокус" и пользуюсь ей постоянно, потому что тратить время на раздумья лучше при непосредственной работе над задачей, чем решая сложную, но малоэффективную для персонального планирования задачу расстановки приоритетов.

Персональный мозговой штурм

Список дел, список контактов, список ссылок. Перечисление - это одна из самых естественых для человека операций. На первый взгляд вести список просто, берёшь и, хорошо подумав, заносишь туда элементы, думаешь с помощью списка. Но список не составляется, чтобы существовать в вакууме, он нужен для чего-то. Не мешает ли такая простая модель работы над списком как "хорошенько подумать" применению этого списка? Не становится ли составление списка задачей для самой себя?

Безусловно, иногда составление списка ценно само по себе. Например, для коллекционеров приятно видеть реестр собираемых предметов.

Много чаще же в моей практике список составляется для того, чтобы улучшить или организовать что-то дальше, в будущем. Например, планирование, проектирование, конспектирование и другие. По мере накопления практики использования списков для этих целей, я пришёл к следующей модели работы с ними (конечно, одной из некоторых).

1 фаза — набрасывание пунктов .
Они заносятся без анализа, просто как поток мыслей-тезисов, например, о своих желаниях, целях, видении. Всё, что есть в голове или приходит туда по мере вытаскивания уже присутствующего. Это может продолжаться минут 40 (хотя в общем случае ограничений нет), потому как мыслительному процессу ничего не мешает, мысль рождает мысль. Мысль свободна от рефлексии и может двигаться вперёд. Особенно хорошо мечтается в таком режиме, главное, не забывать писать в фоне.

2 фаза — анализ, структурирование.
Далее необходимо обозреть всё, что написано, и выделить 3-5 главных или обобщенных целей или направлений. Они выносятся в отдельный список, как «общая картина». Затем, я создаю именованный список для каждого из направлений и переношу в них пункты из общего списка, созданного в течении первой фазы. Потом сортирую, дополняю. Внутри списков можно иметь явные приоритеты и очерёдность, нередко они становятся понятны сразу. Также могут быть созданы под-списки  - просто новые списки, на которые есть ссылка в списке «верхнего уровня».

Сортировка обычно проходит на одном дыхании за 10-15 минут. В результате такого процесса я получаю общую картину — главные цели, и детальные частные картины для каждой
цели или направления. Становится понятно, что делать дальше, какие 2-3 главных дела можно выбирать каждый день, и вообще, многое проясняется.

Давно используя списки как базовый инструмент планирования, я думаю, что методологический аспект работы с ними (слова, приёмы, структурность) очень важен. Ввиду сходства описанного выше подхода с так называемым «мозговым штурмом» я бы дал название ему — персональный мозговой штурм.