Схема описания задач

Умение ставить задачи, в том числе и самому себе, чрезвычайно полезный навык, особенно, если по роду деятельности тебе необходимо фокусироваться на узкоспециальных вещах и уметь переключаться между ними. Давно выяснено, что этому помогает оформление задачи в текстовом виде, на бумаге или на компьютере. Так их проще анализировать, подвергать критике, перерабатывать, следить за выполнением. Также развились и успешно облегчают процесс разнообразные таск-трекеры. Это инструменты, которые автоматизируют занесение, учёт, ведение, общий анализ для больших и малых групп задач.

При оформлении задачи уже стало принятым указывать краткое описание (оно же название), детальное описание, дату, к которой необходимо завершить, приоритет, срочность, категории, область в пространстве всей деятельности (например, поддержание здорового образа жизни). В крупных компаниях, такая схема помогает менеджерам управлять деятельностью работников. Для персонального использования она может быть избыточна в силу того, что многие атрибуты подвержены частому изменению и тратить время на их обработку не эффективно. Личное планирование обязано быть и по сути является более гибким.

Но ведь без определённой структуры управлять своими собственными задачами становится сложно! Мета-информация и привязанные к процессу атрибуты помогают смотреть на объём работ под новыми углами, находить узкие места и работать над повышением эффективности и удовлетворённости. Если промышленные характеристики задачи не подходят для личного использования, то стоит обратить внимание на другие формы организации в целом, ведь именно от этого будут зависеть признаки, которыми мы будем наделять задачи.

Изучая разные методики управления деятельностью, я заметил, что наиболее простой и полезной является следующая схема. Для каждой задачи определяются четыре характеристики. Первая, цель, то есть конкретно ответ на вопрос: зачем тебе выполнять и вообще браться за эту задачу? Уже на этом этапе может стать понятно, что её следует выбросить из головы, или, если она займёт 3-5 минут, то может быть сделана сразу, ведь на описание задачи потратится больше времени, чем на её выполнение. Вторым необходимо составить описание задачи, в чём её суть (ответ на вопрос что?). Тут может быть как краткое описание - прочитать книгу некоего автора, так и полное, со всеми важными деталями.

В-третьих, обязательно записать, какой результат ты ожидаешь после выполнения. Здесь можно не скупиться на подробности, ведь они помогут определиться со средствами, подскажут пути решения сложностей. Четвёртое, указать первое действие, которое ты будешь делать, начиная выполнение задачи. Это поможет начать, создаст тонус, как утверждают практики. Каждый раз при пересмотре задачи, например, если какая-то важная часть окончена, на четвёртом месте должно ставиться следующее действие, которое ты будешь делать, чтобы оно было всегда ясным.

Суммируя и упрощая описание, схема выглядит как последовательность из 4-х шагов:
цель(зачем?) - описание(что?) - результат(итого?) - следующее действие(каким образом?)

Вышеперечисленные шаги можно выполнять как мысленно, так и заносить непосредственно в текстовое описание задачи. Это помогает правильно, с фокусом на результат, помня о минимальных усилиях, организовать мышление и последующую деятельность.

Вариант организации творческой деятельности

При персональном управлении деятельностью, планировании, оценке, выборе пути, своего ближайшего или среднесрочного будущего важны не только инструменты, которые автоматизируют скучные задачи вроде учёта, поиска, первичной систематизации. Гораздо более влияющими на результаты и средства их достижения представляются методики и приёмы обращения с информацией, некие особые способы мышления и его организации. К сожалению машины пока не могут принимать серьёзные и взвешенные решения так, как бы нам этого хотелось. С другой стороны они и не лишают нас этого столь интеллектуального и подобающего нам занятия.

Несмотря на разницу между привычками и мышлением у разных людей, за годы деятельности и обретения опыта у человечества сформировались, выкристаллизовались общие и работающие приёмы и шаблоны. Точнее говоря, группы приёмов, и я бы даже сказал, кластеры групп приёмов. Среди этих скоплений есть такие, которые тесно связаны с профессиональной деятельностью, есть такие, которые признаны рабочими для разных психологических типов людей. В общем, это некое пространство, откуда каждый может черпать знаний, пробовать и находить подходящие и удобные для себя.

Пишутся книги, проводятся семинары и тренинги по наиболее востребованным методологиям, техникам. Матрица Срочно-Важно, системы Getting Things Done, Do It Tomorrow, Auto Focus и многие другие. Особенно любопытные приёмы собрались под названием тайм-менеджмент. Появились сообщества лайф-хакеров, людей, которые ищут и собирают разные уловки и хитрости, могущие сделать деятельность эффективнее, а нас счастливее. Благородное дело, потому что усложнение цивилизации требует от нас усиленного внимания к самим себе и нашим действиям.

Интересуясь данной темой и проводя анализ своей деятельности, её эффективности и особенных черт, я вывел для себя несколько полезных общих схем и приёмов. В этой заметке я расскажу об одной их них. Эта схема описывает типы задач и вместе с ними структурное устройство рабочей деятельности, принимающее в учёт наличие как узкоспециальных дел, так и общих. Такой вид деятельности обычно характерен для людей творческих профессий. Сложность состоит в том, как осуществлять горизонтальное и вертикальное переключение между контекстами в задачах. Это переключение необходимо для плодотворной деятельности, но оно затратно, требует много умственной и психологической энергии. Одним из решений этой проблемы является схема, график переключений, расписание.

Выделяются следующие фазы при работе. Первая, глобальное планирование, когда определяются общие направления для деятельности, бессистемно набрасываются задачи, комментарии и соображения, проводится мозговой штурм. Вторая, систематизация и обдумывание каждой задачи в деталях, но с не особенно подробным их рассмотрением, если это возможно. Третья, погружение в реализацию для каждой задачи, уход с головой в детали, имея ввиду необходимость с минимальными затратами получить результаты. Четвёртая, после "глубоководного" режима, стоит "поднять голову". Этот этап называется Осмотр Окрестностей, и заключается в том, что проводится исследование и сбор новостей об актуальном состоянии дел во Вселенной; необходимо понять, что изменилось и появилось нового после последнего этапа глобального планирования. Пятая фаза, рефлексия по сделанному, подразумевает анализ результатов собственной деятельности в соотношении с актуальным положением дел.

Каждая фаза задействует разные способности и имеет свой уровень затрат энергии. Переключение между фазами, а также между задачами внутри фаз происходит через смену рода деятельности, короткие, но насыщенные перерывы, например, на занятие спортом. Важно, чтобы задачи, идеологически принадлежащие одной фазе, не возникали в другой; их имеет смысл откладывать до следующего цикла. После завершения всех фаз можно вновь перейти в первой фазе, начав таким образом новый цикл. Периодичность может варьироваться как индивидуально, так и под воздействием объёма работ, наличия душевных сил или желания.

К сожалению, гарантировать успешность деятельности при подобной схеме работы в общем случае не представляется возможным. Для кого-то она может оказаться полезной, а кто-то не сможет так работать вследствие какие-либо индивидуальных причин. Тем не менее, преимущества разделения и простого контроля над объёмом и содержанием каждой фазы придают деятельности фокус, необходимый для решения сложных задач, а также дают экономию личной энергии при переключениях.