Классификация инструментов

В процессе работы с разными программными инструментами по управлению деятельностью (такс трекерами, органайзерами, GTD-реализациями) я выделил для себя несколько классов таких продуктов. В целом, принадлежность к классу определяется функциями и возможностями, но есть главная отличительная черта - это то, на что сделан фокус. Обычно такие инструменты строятся вокруг решения некой одной задачи, и обвешиваются разнообразными удобствами вокруг неё. Например, таск трекеры имеют в своём сердце список задач, который можно фильтровать, смотреть на него под разными углами, обновлять и так далее.

Далее приведу определённые мной классы продуктов с комментариями.

To-do list
Сюда включаются простые сервисы, имеющие, как правило, только одну страницу, на которой располагается список задач с короткой формулировкой и возможностью отметить задачу как выполненную. Вообще такая возможность предоставляется в продуктах других классов, но тут она вынесена как главная и основная. Сервисы подобного рода хорошо подходят для краткосрочных и незначительных задач.
Примеры: Google Tasks, Quickrr Tasks To-Do.

Notebook
Продукты этого класса обладают более широким функционалом, чем у предыдущего. Их фокус направлен на хранение заметок (дневниковых, рабочих, исследовательских, развлекательных). Страниц может быть несколько, главным на них является текстовое содержание. Обычно также предоставляются возможности разнообразного поиска и разметки текста тегами, ссылками, связями.
Примеры: Cinta Notes, ShoveBox, Astrid.

Mind Map
Специализированный и легко определяемый класс. Сюда входят инструменты, позволяющие рисовать так называемые карты памяти - цветные графы регулярной структуры. Хорошо подходят для конспектирования книг и оформления карт знаний для быстрого ознакомления и ориентирования в определённой области.
Примеры: Compendium, FreeMind, Personal Brain.

Time Tracking
Такие продукты фокусируются на решении задачи учёта времени, затраченного на разнообразную деятельность, проведении хронометража, с целью выявления неэффективных участков и анализа деятельности вообще. Бывают с ручным режимом (когда человек сам обозначает временные границы дел) и с автоматическим (ведётся запись всех действий на компьютере).
Примеры: Yast, True Time Tracker.

Task Manager
Наверное, самый обширный и вместительный класс. Является органичным расширением простых списков задач. Центральным элементом является задача (её текстовое описание) со множеством атрибутов для построения различных проекций списка задач - на час/день/неделю/месяц, по теме/тегу/категории и другие. Иногда применяется специфичная форма организации задач в списки на основе некой последовательности обработки, например GTD, kanban. Продукты этого класса обычно применяются для персональной организации повседневной деятельности.
Примеры: Chandler, Remember The Milk, TODOist.

Project Management.
Инструментов этого класса также довольно много. Их главная задача - помочь организовать деятельность группы людей. Фокус, как правило, на коммуникационных функциях и списках задач. Можно сказать, что эти инструменты во многом повторяют сервисы предыдущего класса, и добавляют к ним специфичные для работы в команде возможности, но, я считаю, что именно функции по обеспечению коммуникации между членами рабочей группы являются центральными. В целом, многообразие инструментов этого класса вызвано проблемностью области и отсутствием серебряной пули, каждой команде свой инструмент.
Примеры: Asana, Trello, 42tasks.

CRM (Customer Relationship Management)
Продукты этого класса предназначены для организаций и служат для автоматизации управления взаимоотношениями с клиентами. Центральным элементом является информация о клиентах (людях и организациях): адреса, история взаимодействий, процессы и результаты. Присутствуют разнообразные возможности для проведения анализа информации.
Примеры: Relenta.

ERP (Enterprise Resource Planning)
Продукты этого класса также предназначены для организаций и служат для автоматизации всего на предприятиях: от производства, управления трудовыми ресурсами и финансового менеджмента, до анализа и непрерывной балансировки и оптимизации ресурсов. Наверное, самый масштабный инструмент по управлению деятельностью, может включать в себя сервисы всех предыдущих классов, интегрированные и работающие с единой информацией.
Примеры: Claris.

Organizer
Вновь, инструменты для личного использования. Также как и сервисы предыдущего класса является комбайном из нескольких других классов. Наиболее распространённая комбинация - task manager, time tracking, contacts management, notebook. Исторически появился прежде таск трекеров, был их прародителем и также имел предка в реальном мире - бумажные ежедневники.
Примеры: Moredays, Leader Task, CalenGoo.

PIM (Personal Information Manager)
Продукты этого класса являются неким развитием оных их предыдущего класса. Если органайзеры, как правило, не имею фокуса, все составляющие равноценны и просты, то персональные менеджеры информации выводят на первый план возможности по работе именно с информацией, безотносительно её принадлежности. Основные функции - это поиск по всем данным, добавление текстовых данных с последующим полуавтоматическим отнесением её к определённому роду. Также присутствуют планирование задач, привязка их к календарю, напоминания, адресно-телефонная книга, менеджер паролей. Думаю, будет правильным назвать девизом таких продуктов следующую фразу: любая личная и полезная информация может быть сюда положена, сохранена и найдена.
Примеры: Diigo, EffyTools.

Эту классификацию я применил в реестре сервисов. Надеюсь, она поможет в ориентировании и выборе подходящего инструмента.

Сценарии использования EffyTools. Часть 1.

Дневниковая запись
Вести дневник могут, как ни странно, и взрослые люди. Записывать свои впечатления о событиях, важные факты, вехи на своем пути - это помогает не только точнее фиксировать информацию в памяти, но и подвергать её анализу по прошествии некоторого времени, делать обзор результатов и выводы для дальнейших действий. Для ведения дневника можно использовать сервис Карман.

Поток сознания
Бывает так, что в голове накапливается много информации, как внешней, так и своих собственных выводов. Они провоцирую на ещё большие размышления. Среди всего, что проносится в голове, могут быть ценные мысли, которые хорошо бы зафиксировать, чтобы не забыть или обдумать позже. Есть такая техника под названием Поток сознания, которая заключается в том, что берётся чистый лист бумаги и на него пишутся все приходящие в голову мысли, без анализа и без каких-либо ограничений. Из головы выгружается информация. Эту процедуру также можно выполнять с помощью сервиса Карман.

Контрольные списки
Для некоторых вещей, выполняемых время от времени, может быть известен чёткий алгоритм необходимых действий. Также есть другая форма запоминания всего, что должно быть сделано для достижения конкретного результата - чеклисты или контрольные списки. Какие собрать вещи в путешествие или на тренировку по футболу. Как должна выглядеть структура компании. Что включает в себя праздничный новогодний стол. Это были простые примеры, в которых полезен не алгоритм как таковой, а именно перечисление элементов, где важно не забыть о каждом. Организовать это помогает список с соответствующим названием. Составлять такие списки удобно с помощью одноименного сервиса Списки. Заносить элементы можно не отвлекаясь вначале на структуру, это делает процесс более простым и естественным.

Контекстное планирование
При составлении плана иногда все этапы и пункты не ясны сразу, некоторые приходят в голову позже или по ходу действия. Когда планов много, их удобно держать в форме списков - разные списки для разных контекстов. Например, область профессионального развития, здоровье, семья, летний отпуск. В рамках каждого из них есть свои задачи, пункты с описанием результатов, контрольные точки. Иногда какие-то их них приходят в момент, когда занимаешься совершенно другим делом. Тогда можно просто открыть соответствующий список и добавить элемент, а во время рассмотрения этого контекста вновь обдумать пришедшую идею. Сервис Списки подходит для этой процедуры.

Регулярные задачи
Некоторые дела необходимо совершать на регулярной основе. Уборка жилища, резервное копирование важных данных, празднование дней рождения близких и друзей, еженедельные рабочие совещания и другие. Такие дела обычно заносят в календарь, с которым сверяются каждый день. Сервис События был придуман, чтобы помочь в этом. Обычный календарь и списки событий на текущий день и ближайшее будущее представляются самым простым способом решить задачу организации дел во времени.

Взгляд с высоты птичьего полета
Bird eye или взгляд сверху - это известная техника, когда просматриваются разные дела и события во времени, за разные промежутки, прослеживаются их цепочки. Общий вид календаря в сервисе События как раз даёт такую возможность. Этап анализа загруженности задачами в разные недели или месяцы, информация, когда ты занимался определённой областью, дают общее представление, которое помогает при стратегическом планировании дальнейших целей и действий.   

Продолжение тут.

Несколько мыслей о положении вещей

Последние 3-4 года наблюдаю, как плодятся и множатся на благодатной почве Getting Things Done, управления временем и личной эффективности всевозможные сервисы и программы. Их все можно разделить на две группы - для персонального использования и для коллективного использования. Замечу, что первые могут включать модные и востребованные сегодня элементы социальности, но всё же оставаться в главном ориентированными на удовлетворение нужд одного человека. Вторые служат для того, чтобы команда, коллектив , соседи по комнате в общежитии (стартап) эффективно достигали своих целей как целостная боевая единица.

Рассмотрим для начала сервисы первой группы. Если коротко, то, на мой взгляд, всё не очень хорошо. Когда-то это был передовой продукт, вспомните мощное слово Органайзер, сразу выделявшее деловых людей. Он позволял оптимизировать деятельность, разгружать нервную систему, приносил некую радость от того, что вроде бы стал больше успевать. Потому что он был простым. Но все изменилось. Перегруженные возможностями по фильтрованию, группировке, пестрящие модным словом cloud, требующие особого привыкания и обучения, со всевозможными клиентами под холодильник и мойайпадик, мобильные устройства - они стали все похожи друг на друга, одинаковы и одинаково плохи. Почему же?

Так или иначе каждый сервис первого типа предлагает пользователю систему управления информацией. Причём не просто предлагает, а навязывает, молчаливо подразумевая, что она будет эффективна и для него. Можно сказать, что они все предлагают одинаковую систему управления деятельностью с разбивкой на проекты, контексты, теги, с календарём
и днями в нём, состоящими из задач. Это удобно? Да, но до первой нештатной ситуации (нагрянул друг детства, любимая опоздала, дети хотят в зоопарк), когда приходится многое перестраивать, переименовывать, реструктурировать, менять планы на лету. Это просто напросто занимает дополнительное время, в отдельных случаях существенное, увеличивая такие образом долю времени планирования и анализа с высоты птичьего полёта в общем объёме отведённого на деятельность времени. Короче говоря, вы больше начинаете думать над делом, чем делать его. Гуру говорят, что это опасно (теория принятия решений).

Другой пример, вы - творческий человек, вам по душе хаос, из которого можно лепить вкусные вещи. Но вам предлагается в распоряжение система, краеугольным камнем которой является порядок в том смысле, что если эту систему или сервис не поддерживать в организованном виде, то её полезность тает как лёд на сауне. Долго вы выдержите? Сомневаюсь.  Причём дело тут не в общей необходимости порядка, а в мелочной необходимости порядка. Ещё раз повторюсь, ряд сервисов просто никак не помогают, если вы не положили там всё аккуратно и по правилам. Пример неудачного дизайна - полнотекстовой поиск не работает, если задача перемещена в папку Сделано (там внутри отдельный поиск).

Следующий момент состоит в том, что многие сервисы вызывают зависимость. Есть три проявления этого явления. Первое - то, что перейти с одного сервиса на другой бывает очень непросто - необходимо переучиваться, а иногда и менять привычную систему планирования и управления информацией. Не ту, что заложена в сервисе, а личную, которая вырабатывается поверх и даже иногда целиком идёт изнутри человека, как проявление его натуры. Второе - это пресловутое я не знаю, что мне делать, если в моём Outlook почтовом клиенте нет писем. Привычка всё делать через конкретный сервис сужает кругозор. Мышление подстраивается под систему конкретного сервиса, оптимизирует свою активность, и в итоге получаем, что инструмент призванный повысить эффективность, убивает гибкость и как будто порабощает. И третье - это вырабатывание привычки обращаться к сервису часто и при каждом удобном случае, порой - по пустякам. Наверное, это также проявление оптимизирующей части сознания - "раз этот сервис мне помог однажды, значит поможет и дальше, и вообще он хороший".

Опасность всего упомянутого выше кроется в том, что проявляться оно начинает, когда уже пройден этап обучения, сервис уже помог несколько раз, инстинкт самосохранения утратил бдительность, и вы начинаете доверять сервису, повышать свои ожидания от работы с ним. Уверен, каждый из вас, кто пользовался каким-то сервисом в один прекрасный момент ощущал усталость, скуку, недовольство тем, что нет такой-то и такой-то функции. Думаю, что это осторожные предупреждения от подсознания, когда эйфория от нового и освоенного прошла, пелена спала и стали видны истинные границы применимости сервиса, а вместе с ним и системы управления деятельностью, вложенной в него. Не буду подробно упоминать тут также про возможности самообмана ("Ну я же потратил на этот сервис уже 2 месяца", "нет такой простой функции, ну сделаю это в обход" и проч.)

Мне представляется, что причины описанного лежат в самой идее такого рода сервисов, а точнее в том, на каких принципах они построены. Конкретно, в том, что они механистичны, а жизнь и сознание человека гибки. В том, что они (сервисы) наводят сложность (систему упавления информацией) и ровняют по ней всё остальное, в то время как это всего лишь модели, а модели имеют лишь ограниченное применение. Что делать? Мой ответ - это система простых и гибких инструментов, например, списки, через которые можно организовывать любые системы управления деятельностью.

У сервисов второй группы наблюдается некое подобие расцвета. Внедрение в рабочих местах новых сочетаний слов бизнес процесс, всё есть проект, и все мы - проектные менеджеры, а вместе с ними и средств управления проектами типа JIRA оказалось плодотворно. Усложнения вводить в такие инструменты стоит дороже, поэтому эти сервисы ещё не замусорены. Пожалуй, исследование проблем этой группы сервисов стоит отложить на отдельную беседу.