A какой он - идеальный инструмент?

Инструментов по управлению информацией или деятельностью, а ещё лучше и тем и другим, сегодня известно довольно много. Такое разнообразие вызвано прежде всего тем, что все мы разные - в привычках, в способах работы с информацией, в организации мышлении, а также широтой проявлений этих моментов, ведь одному может быть достаточно записной книжки, а другому необходима, например, иерархия из таблиц и графиков с детальными комментариями. Конечно, часто влияет содержание и сущность задач, над которыми мы работаем. Но мне всё чаще кажется в последнее время, что человечество развивает и производит продолжения своих функций сознания, таких как например память (вспомним Evernote), подобно тому, как совершенствовался молоток нашими предками. Фокус, как говорится, сместился.

Что же хочется человеку сегодня, в наступивший пресловутый информационный век? Конечно, успевать делать много дел, ничего не забывая, но и не храня постоянно в голове всю информацию. А также освободить внимание и фантазию для конкретного дела в подходящий момент, но не теряя и другие задачи из виду. Очень хочется освободить интуицию и творческое начало в себе от лишнего анализа, рутинных действий, отвлечений на несущественное. Если это станет возможным, то наступит следующий век - век человека творческого. Кроме того хочется эффективно управлять своими ежедневными делами, временем, идеями, ресурсами.

К сожалению, все эти пожелания лишь поверхностно и косвенно могут быть достигнуты. Тут берут своё человеческий фактор (настроение, мотивы, здоровье), а также разница между нами всеми. Мы научили компьютер работать с информацией алгоритмами и структурами, но бывает так, что она сложно формализуема и не умещается в своей полноте в железную коробку. Тем не менее, есть ряд функций у электронных машин, которые существенно помогают. Они просты и от этого ещё более полезны, потому что не мешают мыслительным процессам. Вот короткая сводка.

• занести информацию,
• найти информацию по разным критериям,
• подключать элементы пользовательского интерфейса по требованию,
• быстро и просто перегруппировать элементы,
• отслеживать регулярные задачи,
• полагаться на постулат, что "всё есть текст"

Иногда, особо хорошие инструменты ещё обладают теми свойствами, что не дают становиться зависимым от себя, предлагают минимальное количество нажатий кнопок, чтобы получить результат, дают возможность увидеть ситуацию под разными углами, и вы получаете возможность решить задачи более эффективно. При работе с некоторыми нужно быть особенно внимательными и контролировать, чтобы планирование не превалировало перед реализацией и реальными делами, чтобы инструмент не становился сам проблемой и не отвлекал от работы с содержанием.

Особенно любопытны попытки некоторых сервисов помочь человеку с планированием по системе Хронос/Кайрос, то есть когда информация, дела, напоминания упорядочены по времени либо по контексту. Но в целом можно сказать, что поиски продолжаются, и идеальный инструмент всё ещё не найден.

Классификация инструментов

В процессе работы с разными программными инструментами по управлению деятельностью (такс трекерами, органайзерами, GTD-реализациями) я выделил для себя несколько классов таких продуктов. В целом, принадлежность к классу определяется функциями и возможностями, но есть главная отличительная черта - это то, на что сделан фокус. Обычно такие инструменты строятся вокруг решения некой одной задачи, и обвешиваются разнообразными удобствами вокруг неё. Например, таск трекеры имеют в своём сердце список задач, который можно фильтровать, смотреть на него под разными углами, обновлять и так далее.

Далее приведу определённые мной классы продуктов с комментариями.

To-do list
Сюда включаются простые сервисы, имеющие, как правило, только одну страницу, на которой располагается список задач с короткой формулировкой и возможностью отметить задачу как выполненную. Вообще такая возможность предоставляется в продуктах других классов, но тут она вынесена как главная и основная. Сервисы подобного рода хорошо подходят для краткосрочных и незначительных задач.
Примеры: Google Tasks, Quickrr Tasks To-Do.

Notebook
Продукты этого класса обладают более широким функционалом, чем у предыдущего. Их фокус направлен на хранение заметок (дневниковых, рабочих, исследовательских, развлекательных). Страниц может быть несколько, главным на них является текстовое содержание. Обычно также предоставляются возможности разнообразного поиска и разметки текста тегами, ссылками, связями.
Примеры: Cinta Notes, ShoveBox, Astrid.

Mind Map
Специализированный и легко определяемый класс. Сюда входят инструменты, позволяющие рисовать так называемые карты памяти - цветные графы регулярной структуры. Хорошо подходят для конспектирования книг и оформления карт знаний для быстрого ознакомления и ориентирования в определённой области.
Примеры: Compendium, FreeMind, Personal Brain.

Time Tracking
Такие продукты фокусируются на решении задачи учёта времени, затраченного на разнообразную деятельность, проведении хронометража, с целью выявления неэффективных участков и анализа деятельности вообще. Бывают с ручным режимом (когда человек сам обозначает временные границы дел) и с автоматическим (ведётся запись всех действий на компьютере).
Примеры: Yast, True Time Tracker.

Task Manager
Наверное, самый обширный и вместительный класс. Является органичным расширением простых списков задач. Центральным элементом является задача (её текстовое описание) со множеством атрибутов для построения различных проекций списка задач - на час/день/неделю/месяц, по теме/тегу/категории и другие. Иногда применяется специфичная форма организации задач в списки на основе некой последовательности обработки, например GTD, kanban. Продукты этого класса обычно применяются для персональной организации повседневной деятельности.
Примеры: Chandler, Remember The Milk, TODOist.

Project Management.
Инструментов этого класса также довольно много. Их главная задача - помочь организовать деятельность группы людей. Фокус, как правило, на коммуникационных функциях и списках задач. Можно сказать, что эти инструменты во многом повторяют сервисы предыдущего класса, и добавляют к ним специфичные для работы в команде возможности, но, я считаю, что именно функции по обеспечению коммуникации между членами рабочей группы являются центральными. В целом, многообразие инструментов этого класса вызвано проблемностью области и отсутствием серебряной пули, каждой команде свой инструмент.
Примеры: Asana, Trello, 42tasks.

CRM (Customer Relationship Management)
Продукты этого класса предназначены для организаций и служат для автоматизации управления взаимоотношениями с клиентами. Центральным элементом является информация о клиентах (людях и организациях): адреса, история взаимодействий, процессы и результаты. Присутствуют разнообразные возможности для проведения анализа информации.
Примеры: Relenta.

ERP (Enterprise Resource Planning)
Продукты этого класса также предназначены для организаций и служат для автоматизации всего на предприятиях: от производства, управления трудовыми ресурсами и финансового менеджмента, до анализа и непрерывной балансировки и оптимизации ресурсов. Наверное, самый масштабный инструмент по управлению деятельностью, может включать в себя сервисы всех предыдущих классов, интегрированные и работающие с единой информацией.
Примеры: Claris.

Organizer
Вновь, инструменты для личного использования. Также как и сервисы предыдущего класса является комбайном из нескольких других классов. Наиболее распространённая комбинация - task manager, time tracking, contacts management, notebook. Исторически появился прежде таск трекеров, был их прародителем и также имел предка в реальном мире - бумажные ежедневники.
Примеры: Moredays, Leader Task, CalenGoo.

PIM (Personal Information Manager)
Продукты этого класса являются неким развитием оных их предыдущего класса. Если органайзеры, как правило, не имею фокуса, все составляющие равноценны и просты, то персональные менеджеры информации выводят на первый план возможности по работе именно с информацией, безотносительно её принадлежности. Основные функции - это поиск по всем данным, добавление текстовых данных с последующим полуавтоматическим отнесением её к определённому роду. Также присутствуют планирование задач, привязка их к календарю, напоминания, адресно-телефонная книга, менеджер паролей. Думаю, будет правильным назвать девизом таких продуктов следующую фразу: любая личная и полезная информация может быть сюда положена, сохранена и найдена.
Примеры: Diigo, EffyTools.

Эту классификацию я применил в реестре сервисов. Надеюсь, она поможет в ориентировании и выборе подходящего инструмента.

Сценарии использования EffyTools. Часть 1.

Дневниковая запись
Вести дневник могут, как ни странно, и взрослые люди. Записывать свои впечатления о событиях, важные факты, вехи на своем пути - это помогает не только точнее фиксировать информацию в памяти, но и подвергать её анализу по прошествии некоторого времени, делать обзор результатов и выводы для дальнейших действий. Для ведения дневника можно использовать сервис Карман.

Поток сознания
Бывает так, что в голове накапливается много информации, как внешней, так и своих собственных выводов. Они провоцирую на ещё большие размышления. Среди всего, что проносится в голове, могут быть ценные мысли, которые хорошо бы зафиксировать, чтобы не забыть или обдумать позже. Есть такая техника под названием Поток сознания, которая заключается в том, что берётся чистый лист бумаги и на него пишутся все приходящие в голову мысли, без анализа и без каких-либо ограничений. Из головы выгружается информация. Эту процедуру также можно выполнять с помощью сервиса Карман.

Контрольные списки
Для некоторых вещей, выполняемых время от времени, может быть известен чёткий алгоритм необходимых действий. Также есть другая форма запоминания всего, что должно быть сделано для достижения конкретного результата - чеклисты или контрольные списки. Какие собрать вещи в путешествие или на тренировку по футболу. Как должна выглядеть структура компании. Что включает в себя праздничный новогодний стол. Это были простые примеры, в которых полезен не алгоритм как таковой, а именно перечисление элементов, где важно не забыть о каждом. Организовать это помогает список с соответствующим названием. Составлять такие списки удобно с помощью одноименного сервиса Списки. Заносить элементы можно не отвлекаясь вначале на структуру, это делает процесс более простым и естественным.

Контекстное планирование
При составлении плана иногда все этапы и пункты не ясны сразу, некоторые приходят в голову позже или по ходу действия. Когда планов много, их удобно держать в форме списков - разные списки для разных контекстов. Например, область профессионального развития, здоровье, семья, летний отпуск. В рамках каждого из них есть свои задачи, пункты с описанием результатов, контрольные точки. Иногда какие-то их них приходят в момент, когда занимаешься совершенно другим делом. Тогда можно просто открыть соответствующий список и добавить элемент, а во время рассмотрения этого контекста вновь обдумать пришедшую идею. Сервис Списки подходит для этой процедуры.

Регулярные задачи
Некоторые дела необходимо совершать на регулярной основе. Уборка жилища, резервное копирование важных данных, празднование дней рождения близких и друзей, еженедельные рабочие совещания и другие. Такие дела обычно заносят в календарь, с которым сверяются каждый день. Сервис События был придуман, чтобы помочь в этом. Обычный календарь и списки событий на текущий день и ближайшее будущее представляются самым простым способом решить задачу организации дел во времени.

Взгляд с высоты птичьего полета
Bird eye или взгляд сверху - это известная техника, когда просматриваются разные дела и события во времени, за разные промежутки, прослеживаются их цепочки. Общий вид календаря в сервисе События как раз даёт такую возможность. Этап анализа загруженности задачами в разные недели или месяцы, информация, когда ты занимался определённой областью, дают общее представление, которое помогает при стратегическом планировании дальнейших целей и действий.   

Продолжение тут.

Схема описания задач

Умение ставить задачи, в том числе и самому себе, чрезвычайно полезный навык, особенно, если по роду деятельности тебе необходимо фокусироваться на узкоспециальных вещах и уметь переключаться между ними. Давно выяснено, что этому помогает оформление задачи в текстовом виде, на бумаге или на компьютере. Так их проще анализировать, подвергать критике, перерабатывать, следить за выполнением. Также развились и успешно облегчают процесс разнообразные таск-трекеры. Это инструменты, которые автоматизируют занесение, учёт, ведение, общий анализ для больших и малых групп задач.

При оформлении задачи уже стало принятым указывать краткое описание (оно же название), детальное описание, дату, к которой необходимо завершить, приоритет, срочность, категории, область в пространстве всей деятельности (например, поддержание здорового образа жизни). В крупных компаниях, такая схема помогает менеджерам управлять деятельностью работников. Для персонального использования она может быть избыточна в силу того, что многие атрибуты подвержены частому изменению и тратить время на их обработку не эффективно. Личное планирование обязано быть и по сути является более гибким.

Но ведь без определённой структуры управлять своими собственными задачами становится сложно! Мета-информация и привязанные к процессу атрибуты помогают смотреть на объём работ под новыми углами, находить узкие места и работать над повышением эффективности и удовлетворённости. Если промышленные характеристики задачи не подходят для личного использования, то стоит обратить внимание на другие формы организации в целом, ведь именно от этого будут зависеть признаки, которыми мы будем наделять задачи.

Изучая разные методики управления деятельностью, я заметил, что наиболее простой и полезной является следующая схема. Для каждой задачи определяются четыре характеристики. Первая, цель, то есть конкретно ответ на вопрос: зачем тебе выполнять и вообще браться за эту задачу? Уже на этом этапе может стать понятно, что её следует выбросить из головы, или, если она займёт 3-5 минут, то может быть сделана сразу, ведь на описание задачи потратится больше времени, чем на её выполнение. Вторым необходимо составить описание задачи, в чём её суть (ответ на вопрос что?). Тут может быть как краткое описание - прочитать книгу некоего автора, так и полное, со всеми важными деталями.

В-третьих, обязательно записать, какой результат ты ожидаешь после выполнения. Здесь можно не скупиться на подробности, ведь они помогут определиться со средствами, подскажут пути решения сложностей. Четвёртое, указать первое действие, которое ты будешь делать, начиная выполнение задачи. Это поможет начать, создаст тонус, как утверждают практики. Каждый раз при пересмотре задачи, например, если какая-то важная часть окончена, на четвёртом месте должно ставиться следующее действие, которое ты будешь делать, чтобы оно было всегда ясным.

Суммируя и упрощая описание, схема выглядит как последовательность из 4-х шагов:
цель(зачем?) - описание(что?) - результат(итого?) - следующее действие(каким образом?)

Вышеперечисленные шаги можно выполнять как мысленно, так и заносить непосредственно в текстовое описание задачи. Это помогает правильно, с фокусом на результат, помня о минимальных усилиях, организовать мышление и последующую деятельность.

Вариант организации творческой деятельности

При персональном управлении деятельностью, планировании, оценке, выборе пути, своего ближайшего или среднесрочного будущего важны не только инструменты, которые автоматизируют скучные задачи вроде учёта, поиска, первичной систематизации. Гораздо более влияющими на результаты и средства их достижения представляются методики и приёмы обращения с информацией, некие особые способы мышления и его организации. К сожалению машины пока не могут принимать серьёзные и взвешенные решения так, как бы нам этого хотелось. С другой стороны они и не лишают нас этого столь интеллектуального и подобающего нам занятия.

Несмотря на разницу между привычками и мышлением у разных людей, за годы деятельности и обретения опыта у человечества сформировались, выкристаллизовались общие и работающие приёмы и шаблоны. Точнее говоря, группы приёмов, и я бы даже сказал, кластеры групп приёмов. Среди этих скоплений есть такие, которые тесно связаны с профессиональной деятельностью, есть такие, которые признаны рабочими для разных психологических типов людей. В общем, это некое пространство, откуда каждый может черпать знаний, пробовать и находить подходящие и удобные для себя.

Пишутся книги, проводятся семинары и тренинги по наиболее востребованным методологиям, техникам. Матрица Срочно-Важно, системы Getting Things Done, Do It Tomorrow, Auto Focus и многие другие. Особенно любопытные приёмы собрались под названием тайм-менеджмент. Появились сообщества лайф-хакеров, людей, которые ищут и собирают разные уловки и хитрости, могущие сделать деятельность эффективнее, а нас счастливее. Благородное дело, потому что усложнение цивилизации требует от нас усиленного внимания к самим себе и нашим действиям.

Интересуясь данной темой и проводя анализ своей деятельности, её эффективности и особенных черт, я вывел для себя несколько полезных общих схем и приёмов. В этой заметке я расскажу об одной их них. Эта схема описывает типы задач и вместе с ними структурное устройство рабочей деятельности, принимающее в учёт наличие как узкоспециальных дел, так и общих. Такой вид деятельности обычно характерен для людей творческих профессий. Сложность состоит в том, как осуществлять горизонтальное и вертикальное переключение между контекстами в задачах. Это переключение необходимо для плодотворной деятельности, но оно затратно, требует много умственной и психологической энергии. Одним из решений этой проблемы является схема, график переключений, расписание.

Выделяются следующие фазы при работе. Первая, глобальное планирование, когда определяются общие направления для деятельности, бессистемно набрасываются задачи, комментарии и соображения, проводится мозговой штурм. Вторая, систематизация и обдумывание каждой задачи в деталях, но с не особенно подробным их рассмотрением, если это возможно. Третья, погружение в реализацию для каждой задачи, уход с головой в детали, имея ввиду необходимость с минимальными затратами получить результаты. Четвёртая, после "глубоководного" режима, стоит "поднять голову". Этот этап называется Осмотр Окрестностей, и заключается в том, что проводится исследование и сбор новостей об актуальном состоянии дел во Вселенной; необходимо понять, что изменилось и появилось нового после последнего этапа глобального планирования. Пятая фаза, рефлексия по сделанному, подразумевает анализ результатов собственной деятельности в соотношении с актуальным положением дел.

Каждая фаза задействует разные способности и имеет свой уровень затрат энергии. Переключение между фазами, а также между задачами внутри фаз происходит через смену рода деятельности, короткие, но насыщенные перерывы, например, на занятие спортом. Важно, чтобы задачи, идеологически принадлежащие одной фазе, не возникали в другой; их имеет смысл откладывать до следующего цикла. После завершения всех фаз можно вновь перейти в первой фазе, начав таким образом новый цикл. Периодичность может варьироваться как индивидуально, так и под воздействием объёма работ, наличия душевных сил или желания.

К сожалению, гарантировать успешность деятельности при подобной схеме работы в общем случае не представляется возможным. Для кого-то она может оказаться полезной, а кто-то не сможет так работать вследствие какие-либо индивидуальных причин. Тем не менее, преимущества разделения и простого контроля над объёмом и содержанием каждой фазы придают деятельности фокус, необходимый для решения сложных задач, а также дают экономию личной энергии при переключениях.

Несколько мыслей о положении вещей

Последние 3-4 года наблюдаю, как плодятся и множатся на благодатной почве Getting Things Done, управления временем и личной эффективности всевозможные сервисы и программы. Их все можно разделить на две группы - для персонального использования и для коллективного использования. Замечу, что первые могут включать модные и востребованные сегодня элементы социальности, но всё же оставаться в главном ориентированными на удовлетворение нужд одного человека. Вторые служат для того, чтобы команда, коллектив , соседи по комнате в общежитии (стартап) эффективно достигали своих целей как целостная боевая единица.

Рассмотрим для начала сервисы первой группы. Если коротко, то, на мой взгляд, всё не очень хорошо. Когда-то это был передовой продукт, вспомните мощное слово Органайзер, сразу выделявшее деловых людей. Он позволял оптимизировать деятельность, разгружать нервную систему, приносил некую радость от того, что вроде бы стал больше успевать. Потому что он был простым. Но все изменилось. Перегруженные возможностями по фильтрованию, группировке, пестрящие модным словом cloud, требующие особого привыкания и обучения, со всевозможными клиентами под холодильник и мойайпадик, мобильные устройства - они стали все похожи друг на друга, одинаковы и одинаково плохи. Почему же?

Так или иначе каждый сервис первого типа предлагает пользователю систему управления информацией. Причём не просто предлагает, а навязывает, молчаливо подразумевая, что она будет эффективна и для него. Можно сказать, что они все предлагают одинаковую систему управления деятельностью с разбивкой на проекты, контексты, теги, с календарём
и днями в нём, состоящими из задач. Это удобно? Да, но до первой нештатной ситуации (нагрянул друг детства, любимая опоздала, дети хотят в зоопарк), когда приходится многое перестраивать, переименовывать, реструктурировать, менять планы на лету. Это просто напросто занимает дополнительное время, в отдельных случаях существенное, увеличивая такие образом долю времени планирования и анализа с высоты птичьего полёта в общем объёме отведённого на деятельность времени. Короче говоря, вы больше начинаете думать над делом, чем делать его. Гуру говорят, что это опасно (теория принятия решений).

Другой пример, вы - творческий человек, вам по душе хаос, из которого можно лепить вкусные вещи. Но вам предлагается в распоряжение система, краеугольным камнем которой является порядок в том смысле, что если эту систему или сервис не поддерживать в организованном виде, то её полезность тает как лёд на сауне. Долго вы выдержите? Сомневаюсь.  Причём дело тут не в общей необходимости порядка, а в мелочной необходимости порядка. Ещё раз повторюсь, ряд сервисов просто никак не помогают, если вы не положили там всё аккуратно и по правилам. Пример неудачного дизайна - полнотекстовой поиск не работает, если задача перемещена в папку Сделано (там внутри отдельный поиск).

Следующий момент состоит в том, что многие сервисы вызывают зависимость. Есть три проявления этого явления. Первое - то, что перейти с одного сервиса на другой бывает очень непросто - необходимо переучиваться, а иногда и менять привычную систему планирования и управления информацией. Не ту, что заложена в сервисе, а личную, которая вырабатывается поверх и даже иногда целиком идёт изнутри человека, как проявление его натуры. Второе - это пресловутое я не знаю, что мне делать, если в моём Outlook почтовом клиенте нет писем. Привычка всё делать через конкретный сервис сужает кругозор. Мышление подстраивается под систему конкретного сервиса, оптимизирует свою активность, и в итоге получаем, что инструмент призванный повысить эффективность, убивает гибкость и как будто порабощает. И третье - это вырабатывание привычки обращаться к сервису часто и при каждом удобном случае, порой - по пустякам. Наверное, это также проявление оптимизирующей части сознания - "раз этот сервис мне помог однажды, значит поможет и дальше, и вообще он хороший".

Опасность всего упомянутого выше кроется в том, что проявляться оно начинает, когда уже пройден этап обучения, сервис уже помог несколько раз, инстинкт самосохранения утратил бдительность, и вы начинаете доверять сервису, повышать свои ожидания от работы с ним. Уверен, каждый из вас, кто пользовался каким-то сервисом в один прекрасный момент ощущал усталость, скуку, недовольство тем, что нет такой-то и такой-то функции. Думаю, что это осторожные предупреждения от подсознания, когда эйфория от нового и освоенного прошла, пелена спала и стали видны истинные границы применимости сервиса, а вместе с ним и системы управления деятельностью, вложенной в него. Не буду подробно упоминать тут также про возможности самообмана ("Ну я же потратил на этот сервис уже 2 месяца", "нет такой простой функции, ну сделаю это в обход" и проч.)

Мне представляется, что причины описанного лежат в самой идее такого рода сервисов, а точнее в том, на каких принципах они построены. Конкретно, в том, что они механистичны, а жизнь и сознание человека гибки. В том, что они (сервисы) наводят сложность (систему упавления информацией) и ровняют по ней всё остальное, в то время как это всего лишь модели, а модели имеют лишь ограниченное применение. Что делать? Мой ответ - это система простых и гибких инструментов, например, списки, через которые можно организовывать любые системы управления деятельностью.

У сервисов второй группы наблюдается некое подобие расцвета. Внедрение в рабочих местах новых сочетаний слов бизнес процесс, всё есть проект, и все мы - проектные менеджеры, а вместе с ними и средств управления проектами типа JIRA оказалось плодотворно. Усложнения вводить в такие инструменты стоит дороже, поэтому эти сервисы ещё не замусорены. Пожалуй, исследование проблем этой группы сервисов стоит отложить на отдельную беседу.

К вопросу о рационалах и иррационалах.

Встречая в интернете статьи о делении людей на рационалов и иррационалов, я каждый раз удивляюсь категоричности суждения, что каждый человек принадлежит только к одному из типов. Утверждается, что рационалы — это люди, которые любят всё систематизировать, продумывать до мелких деталей, взвешивать, организовывать, а иррационалы, напротив, характеризуются, как импульсивные, непостоянные, часто импровизирующие, перескакивающие с одного на другое. Также говорится, что для этих двух типов людей требуются разные инструменты по управлению делами и временем.

По моим наблюдениям каждый человек скорее сочетает в себе оба типа. А вот соотношение их может быть различным. Кто-то, действительно, чаще поступает как иррационал. Но вообще, в жизни всё же побеждает баланс между этими полюсами. Я склоняюсь к тому, что то занятие, которым мы сейчас занимаемся, а также наше окружение при этом — в большой степени влияют на то, качества какого типа мы проявляем. Все качества есть, заложены заранее, но проявляются те, которые по какой-либо причине больше подходят в каждый момент времени.

Например, в работе программистом просто необходимо быть рационалом — мыслить логически, системно, разбивать на составляющие, аккуратно и сосредоточено трудиться. Однако, иногда требуется уметь быть иррационалом — просто переставать копать одну яму и переключаться на другую, или пробовать посмотреть на картину в целом, ловя впечатления и интуитивные мысли, или пытаться придумать неочевидную шутку. Программисты очень ценят неочевидные шутки.

Второй пример. Когда не удаётся достичь определённую цель, иррационалы, как правило, переключаются на другую. Рационалы же меняют не цель, а способ её достижения, оставаясь верны выбору. Но упорство может как принести успех, так и увести от него. Иногда цель неверно сформулирована из-за недостатка информации, и нужно уметь переключиться, то есть рационалу на время надо стать иррационалом.

Третий пример. Все, как правило, соглашаются, что иррационалам не помешает иметь чуть-чуть организованности. Если делать несколько дел, то делать их в одном направлении, в смежных или родственных областях, используя прежние собственные наработки.

Пожалуй, нет только рационалов и только иррационалов, есть целостные люди, которые используют по-разному свои способности.

А как же быть тогда с инструментами и системами по управлению делами и временем? Говорят, что GTD хорошо работает для рационалов, а для иррационалов — нет. Принуждающий себя работать по расписанию иррационал просто перегорает. Думаю, что любой человек перегорает, если долгое время работает как машина, выполняя механические действия по графику. Нужны... неожиданности. Капля иррациональности каждому рационалу. Немного системности каждому иррационалу. Подозреваю, что многие урезали GTD до работы со "входящими" и еженедельных обзоров, и придумали таким образом каждый свою маленькую GTD. И я — не исключение.

Я пришёл к понимаю, что мне необходимы инструменты, которые помогали бы обоим началам — рациональному и иррациональному. Во-первых, что-либо для ведения дневниковых записей, чтобы иногда позволять себе свободную запись потока сознания, всего, что просто приходит в голову. Во-вторых, что-то для ведения списков, причём любых — больших и маленьких, для конкретной задачи и для общего перечня задач; чтобы было гибким и легко настраиваемым. В-третьих, простой календарь, где есть возможность заносить события и просматривать общую картину.

И я написал effytools.com. В нём нет проектов, есть списки дел, заметки и теги. Нет дедлайнов, есть события. Приоритеты — они в голове и можно использовать систему "Автофокус". Можно не писать цели, а можно записывать их или описывать пути достижения целей, осуществляя спонтанное планирование.

Effytools.com позволяет свободно реорганизовывать информацию в угоду иррационалу внутри меня. Смотреть под разными углами. Двигаться в нескольких направлениях одновременно. Спонтанно переключаться на разные виды деятельности в течение дня. Ведь надо заниматься тем, что приносит удовольствие. Система есть, ограничений нет. Сервисы effytools.com позволяют мне гибко балансировать между привычками рационала и всплесками иррациональности. Работоспособность иррационалов обычно сильно зависит от настроения. Система "Автофокус" решает этот вопрос, предлагает работающий вариант — ведение и просмотр списков.

Часто вижу, как люди пробуют разные сервисы и программы, пытаясь найти те, с которыми им будет действительно удобно. Такие, чтобы в идеале только помогали, и при этом совсем не мешали, не забирали на себя время. Но преимущество программ — автоматизация — является также и их недостатком. Слишком сложные системы забирают все выигрыши, превращаются из обслуживающих инструментов в самостоятельные задачи. Хотя у кого-то такой подход и работает, я не смог прожить на нём дольше, чем месяц. Только простые инструменты, только базовые, фундаментальные формы организации информации — списки, календарь, фрагменты текста — дают баланс между системностью и свободой действовать.