пятница, 25 января 2013 г.

A какой он - идеальный инструмент?

Инструментов по управлению информацией или деятельностью, а ещё лучше и тем и другим, сегодня известно довольно много. Такое разнообразие вызвано прежде всего тем, что все мы разные - в привычках, в способах работы с информацией, в организации мышлении, а также широтой проявлений этих моментов, ведь одному может быть достаточно записной книжки, а другому необходима, например, иерархия из таблиц и графиков с детальными комментариями. Конечно, часто влияет содержание и сущность задач, над которыми мы работаем. Но мне всё чаще кажется в последнее время, что человечество развивает и производит продолжения своих функций сознания, таких как например память (вспомним Evernote), подобно тому, как совершенствовался молоток нашими предками. Фокус, как говорится, сместился.

Что же хочется человеку сегодня, в наступивший пресловутый информационный век? Конечно, успевать делать много дел, ничего не забывая, но и не храня постоянно в голове всю информацию. А также освободить внимание и фантазию для конкретного дела в подходящий момент, но не теряя и другие задачи из виду. Очень хочется освободить интуицию и творческое начало в себе от лишнего анализа, рутинных действий, отвлечений на несущественное. Если это станет возможным, то наступит следующий век - век человека творческого. Кроме того хочется эффективно управлять своими ежедневными делами, временем, идеями, ресурсами.

К сожалению, все эти пожелания лишь поверхностно и косвенно могут быть достигнуты. Тут берут своё человеческий фактор (настроение, мотивы, здоровье), а также разница между нами всеми. Мы научили компьютер работать с информацией алгоритмами и структурами, но бывает так, что она сложно формализуема и не умещается в своей полноте в железную коробку. Тем не менее, есть ряд функций у электронных машин, которые существенно помогают. Они просты и от этого ещё более полезны, потому что не мешают мыслительным процессам. Вот короткая сводка.
  • занести информацию,
  • найти информацию по разным критериям,
  • подключать элементы пользовательского интерфейса по требованию,
  • быстро и просто перегруппировать элементы,
  • отслеживать регулярные задачи,
  • полагаться на постулат, что "всё есть текст"
Иногда, особо хорошие инструменты ещё обладают теми свойствами, что не дают становиться зависимым от себя, предлагают минимальное количество нажатий кнопок, чтобы получить результат, дают возможность увидеть ситуацию под разными углами, и вы получаете возможность решить задачи более эффективно. При работе с некоторыми нужно быть особенно внимательными и контролировать, чтобы планирование не превалировало перед реализацией и реальными делами, чтобы инструмент не становился сам проблемой и не отвлекал от работы с содержанием.

Особенно любопытны попытки некоторых сервисов помочь человеку с планированием по системе Хронос/Кайрос, то есть когда информация, дела, напоминания упорядочены по времени либо по контексту. Но в целом можно сказать, что поиски продолжаются, и идеальный инструмент всё ещё не найден.

суббота, 12 января 2013 г.

Классификация инструментов

В процессе работы с разными программными инструментами по управлению деятельностью (такс трекерами, органайзерами, GTD-реализациями) я выделил для себя несколько классов таких продуктов. В целом, принадлежность к классу определяется функциями и возможностями, но есть главная отличительная черта - это то, на что сделан фокус. Обычно такие инструменты строятся вокруг решения некой одной задачи, и обвешиваются разнообразными удобствами вокруг неё. Например, таск трекеры имеют в своём сердце список задач, который можно фильтровать, смотреть на него под разными углами, обновлять и так далее.

Далее приведу определённые мной классы продуктов с комментариями.

To-do list
Сюда включаются простые сервисы, имеющие, как правило, только одну страницу, на которой располагается список задач с короткой формулировкой и возможностью отметить задачу как выполненную. Вообще такая возможность предоставляется в продуктах других классов, но тут она вынесена как главная и основная. Сервисы подобного рода хорошо подходят для краткосрочных и незначительных задач.
Примеры: Google Tasks, Quickrr Tasks To-Do.

Notebook
Продукты этого класса обладают более широким функционалом, чем у предыдущего. Их фокус направлен на хранение заметок (дневниковых, рабочих, исследовательских, развлекательных). Страниц может быть несколько, главным на них является текстовое содержание. Обычно также предоставляются возможности разнообразного поиска и разметки текста тегами, ссылками, связями.
Примеры: Cinta Notes, ShoveBox, Astrid.

Mind Map
Специализированный и легко определяемый класс. Сюда входят инструменты, позволяющие рисовать так называемые карты памяти - цветные графы регулярной структуры. Хорошо подходят для конспектирования книг и оформления карт знаний для быстрого ознакомления и ориентирования в определённой области.
Примеры: Compendium, FreeMind, Personal Brain.

Time Tracking
Такие продукты фокусируются на решении задачи учёта времени, затраченного на разнообразную деятельность, проведении хронометража, с целью выявления неэффективных участков и анализа деятельности вообще. Бывают с ручным режимом (когда человек сам обозначает временные границы дел) и с автоматическим (ведётся запись всех действий на компьютере).
Примеры: Yast, True Time Tracker.

Task Manager
Наверное, самый обширный и вместительный класс. Является органичным расширением простых списков задач. Центральным элементом является задача (её текстовое описание) со множеством атрибутов для построения различных проекций списка задач - на час/день/неделю/месяц, по теме/тегу/категории и другие. Иногда применяется специфичная форма организации задач в списки на основе некой последовательности обработки, например GTD, kanban. Продукты этого класса обычно применяются для персональной организации повседневной деятельности.
Примеры: Chandler, Remember The Milk, TODOist.

Project Management.
Инструментов этого класса также довольно много. Их главная задача - помочь организовать деятельность группы людей. Фокус, как правило, на коммуникационных функциях и списках задач. Можно сказать, что эти инструменты во многом повторяют сервисы предыдущего класса, и добавляют к ним специфичные для работы в команде возможности, но, я считаю, что именно функции по обеспечению коммуникации между членами рабочей группы являются центральными. В целом, многообразие инструментов этого класса вызвано проблемностью области и отсутствием серебряной пули, каждой команде свой инструмент.
Примеры: Asana, Trello, 42tasks.

CRM (Customer Relationship Management)
Продукты этого класса предназначены для организаций и служат для автоматизации управления взаимоотношениями с клиентами. Центральным элементом является информация о клиентах (людях и организациях): адреса, история взаимодействий, процессы и результаты. Присутствуют разнообразные возможности для проведения анализа информации.
Примеры: Relenta.

ERP (Enterprise Resource Planning)
Продукты этого класса также предназначены для организаций и служат для автоматизации всего на предприятиях: от производства, управления трудовыми ресурсами и финансового менеджмента, до анализа и непрерывной балансировки и оптимизации ресурсов. Наверное, самый масштабный инструмент по управлению деятельностью, может включать в себя сервисы всех предыдущих классов, интегрированные и работающие с единой информацией.
Примеры: Claris.

Organizer
Вновь, инструменты для личного использования. Также как и сервисы предыдущего класса является комбайном из нескольких других классов. Наиболее распространённая комбинация - task manager, time tracking, contacts management, notebook. Исторически появился прежде таск трекеров, был их прародителем и также имел предка в реальном мире - бумажные ежедневники.
Примеры: Moredays, Leader Task, CalenGoo.

PIM (Personal Information Manager)
Продукты этого класса являются неким развитием оных их предыдущего класса. Если органайзеры, как правило, не имею фокуса, все составляющие равноценны и просты, то персональные менеджеры информации выводят на первый план возможности по работе именно с информацией, безотносительно её принадлежности. Основные функции - это поиск по всем данным, добавление текстовых данных с последующим полуавтоматическим отнесением её к определённому роду. Также присутствуют планирование задач, привязка их к календарю, напоминания, адресно-телефонная книга, менеджер паролей. Думаю, будет правильным назвать девизом таких продуктов следующую фразу: любая личная и полезная информация может быть сюда положена, сохранена и найдена.
Примеры: Diigo, EffyTools.

Эту классификацию я применил в реестре сервисов. Надеюсь, она поможет в ориентировании и выборе подходящего инструмента.